XX职业技术学校档案综合管理实施办法.doc

舟山职业技术学校档案综合管理实施办法 第一章　　总　则 　　第一条　为了加强学校档案管理，实现档案管理规范化、标准化、制度化、现代化、切实有效地保护和利用各种档案，使档案更好地为学校的教育教学服务。根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规、结合学校工作实际，特制定本办法。 　　第二条　学校档案是指学校在教育教学活动中形成的，记载和反映学校基本历史面貌的，对国家、社会和学校有查考利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子等不同形式的历史记录。本校档案分为文书档案、教学档案、科技档案、会计档案和特种载体档案五大门类。 　　第三条　本校档案工作实行块条领导管理体制，学校综合档案室管理全校档案，本校的档案工作在业务上同时接受市教育局和市档案局的监督和指导。 第四条　档案工作是本校工作的有机组成部分，各级领导和教职员工都必须予以高度重视，自觉地将档案列入各项工作计划，列入各自职责范围和岗位目标责任制。 第二章　　档案工作机构及职责 第五条　本校档案工作实行“统一领导、集中管理”的原则，实现网络化管理。本校档案工作由校长直接领导，校务办公室具体负责，设专职档案员一名，有关业务处室设兼职档案员，综合档案室主任由办公室主任兼任。 第六条　综合档案室的主要职责是： （一）贯彻执行档案工作的法律、法规和方针、政策，建立、健全档案工作各项规章制度； （二）指导本校文件资料的形成、积累和归档工作； （三）统一管理本校的档案，为学校教育教学工作服务，为社会各界和校友提供有效利用； （四）按照国家和有关专业主管部门的规定，向有关档案馆移交档案； （五）办理其它有关的档案业务工作。 第三章 文件材料的形成与归档 第七条　本校档案坚持集中统一管理原则，各处室及个人在所从事的工作活动中形成的文件材料，办理完毕后，必须按照规定，送综合档案室归档，任何部门和个人不得以任何理由将应归档的文件材料据为已有或拒绝归档。 第八条　文件材料的归档内容 一、文件材料的归档范围： （一）文书档案归档范围及保管期限（见附件） （二）教学档案的归档范围及保管期限（见附件） （三）科技(基建、设备)档案的归档范围及保管期限(见附件) （四）会计档案的归档范围及保管期限（见附件） （五）特种载体档案的归档范围及保管期限（见附件） （六）文件材料的不归档范围（见附件） 二、文件材料归档的质量要求 文件材料归档质量总的要求：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到： 文书档案 1、归档文件按年度、保管期限等主要特征分类归档。 2、归档文件材料种类、份数以及每份文件的页数应齐全完整。　　3、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件和附件、正本与定稿、正文与文书处理单、来文与复文、转发文与被转发文、多种文字形成的同一文件，分别放在一起，不得分开；文电应合一归档。 4、密不可分的文件材料应依序排列在一起，即复文在前，来文在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；重要法规文件的历次稿依次排列在定稿之后；其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定执行。 5、不同年度的文件一般不得放在一起，但跨年度的请示与批复，放在复文年归档，没有复文的，放在请示年归档，跨年度的规划放在针对的第一年归档；跨年度的总结放在针对的最后一年归档，跨年度的会议文件放在开幕年归档其他文件材料应按有关规定执行。 6、归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料均应符合档案保护要求。 7、文件材料按排列顺序依次编写页号或件号，装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面右上角、背面的左上角填写页号，不装订的案卷应在每份文件材料的右上角加盖档号章，并逐件编件号。 8、有关文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内，若无情况说明，应将整理人、检查人的姓名和时间填上以示负责，备考表置于保管单位的最后。 9、文件材料应去掉金属物，对破损的文件材料应裱糊，字迹已扩散的应复制并与原件一并整理，案卷应采用三孔一线的方法装订；不装订的案卷，文件应逐件用细线装订。 10、2001年起文书档案整理按《归档文件整理规则》执行。 教学档案： 1、教学档案按学年度、问题、保管期限等主要特征分类归档。 2、教学档案文件材料种类、份数以及每份文件的页数应齐全完整。 3、归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料均应符合档案保护要求。 4、文件材料按排列顺序依次编写页号，装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面右上角、背面的左上角填写页号。 5、有关文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内，若无情况说明，应将整理人、检查人的姓名和时间填上以示负责，备考表置于保管单位的最后。 6、文件材料应去掉金属物，对破损的文件材料应裱糊，字迹已扩散的应复制并与原件一并整理，案卷应采用三孔一线的方法装订。 科技档案