员工档案管理方案实用制度.doc

职工档案管理方案适用制度 职工档案管理方案适用制度 职工档案管理方案适用制度 精选文档 员 工 档 案 管 理 制 度 一、目 的 为了规范企业人事档案管理，增强档案管理的完好性、真切性、实时性和保密性。同时为了保护人事档案的完 整，防备资料破坏，便于高效、有序的利用档案资料，特拟订本管理方法。 二、合用范围 合用于企业职工纸质档案和电子档案的管理工作。 三、职 责 企业行政人事部门为本企业职工人事档案的归口管理部门。 四、原则 分类标准、归档实时、摆列有序、层次清楚、整理规范。 五、档案管理内容 1、职工入职档案：个人简历、职工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇审定事项审批、笔试一试题、身 . 精选文档 份证复印件、学历学位证复印件、转正及晋级表、辞职证明、各种合同及协议。 2、职工培训档案：培训通知、培训总结报告或许考评结果、培训审批表、职工外派培训合同、出门培训反应表（证 书原件）、职工培训统计表。 3、绩效管理档案：将职工绩效查核有关资料按月归类整理。 4、职工辞职档案：职工离岗包含职工与企业排除（停止）劳动关系，死亡等情况。 六、程序 1、新职工报到后，收齐新入职职工的全部手续、证件、资料后，一致装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上 方书写上档案袋编号、职工姓名、性别。将档案资料以纸质档案和电子档案两种载体保留，纸质档案一致纳入 每位职工的个人档案袋，电子档案以 HR 管理信息系统为平台进行一致管理。职工人事档案管理人员须忠于职 守，严格恪守企业《职工保密管理制度》 。 2、档案成立：新职工经查核合格，入职之日始，即成立个人人事档案，开端档案资料包含：一寸近期免冠照片、 身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、应聘挡案表、录取审批表、职工个人档案表、体检报告、辞职 (失 业)证明等。 . 精选文档 七、 为保证职工档案信息的实时性和正确性，以表现系统时效性强的长处，实时更新、变化的资料进行系统录入， 详细时限要求以下 ： 1、 新职工入职、职工调换、委任、借用、辞职信息自生成之日起二个工作日内录入电子档案，并进行纸质档案归 档； 2、组织机构改动、培训管理、查核管理、赏罚管理信息自生成之日起七个个工作日内录入，并进行纸质档案归档； 3、 社会保险、合同签署等信息自生成之日起七个工作日内录入，并进行纸质档案归档。 八、 人事档案借 /调阅 1、调阅职工的人事档案需填写《档案借 /查阅申请表》并经有效同意。 2、本部门职工的人事档案调阅需经部门主管同意。 3、 部门主管有权调阅其余部门职工的人事档案，但需行政人事部门主管审查，并报总经理同意。 4、部门主管级其余人事档案，总经理有权调阅。 5、调阅档案原则上内行政人事部门内部并在指定人员陪伴下调阅。如需借出行政人事部门，需行政人事部门主管 同意。借阅档案的人员，对档案应妥当保留，不得丢失、泄密和污损，禁止抽换、折卷和变换，不得复印， . 精选文档 借出的档案一定在 2 天内送还。 6、全部调阅档案，均需登记存案。 九、 人事档案归属 1、持续受聘的职工档案，作为其此后聘用聘用的依照；档案分类编号寄存，一个职工一个编号，防备重名重姓员 工档案交错，制电子目录，以便查阅。 2、辞职职工的人事档案每个月清点，此外存档，应在妥当保留一年此后销毁。部门主管以上人员、重点岗位人员档 案应妥当保留三年此后销毁。 十、本制度最后解说权归行政人事部，本制度从下发之起实行。 发出部门：行政人事部 . 精选文档 借用、查阅人事档案审批表 借用 /查阅部门 借用 /查阅人 借用 /查阅时间 送还时间 借用 /查阅何人档案 借用 /查阅原因 借用 /查阅内容 借用 /查阅人所在部门建议 行政人事部审批建议 总经理批改 . 精选文档 借/查阅人事档案登记表 年 月 日 序号 借/查阅时间 借/查阅部门 被查阅人姓名 借/查阅原因 同意人 查阅人姓名 送还时间 包办人 备注 . 精选文档 . 精选文档 .