竣工文件归档要求及注意事项.pptx

上海分公司工程技术部; 一、文件归档管理;;文件归档管理 ;文件归档管理 ;文件归档管理 ;文件归档管理 ;;归档范围及程序要求;归档范围及程序要求;归档范围及程序要求;归档范围及程序要求;归档范围及程序要求;;归档范围及程序要求;归档范围及程序要求;归档范围及程序要求;; 档案质量情况: 归档文件是否完整（每个阶段文件齐全）、准确（内容准确，签章手续完备）; 是否符合质量要求（案卷质量、载体和字迹符合保管要求）； 如归档文件不完整、无原件，说明原因，并注明原件保管单位。 项目文件整理依据文件 ; 文件总卷数：建设项目各专业项目文件案卷数之和 备注：需要说明的其他事项，如项目名称和项目经理 变更情况、项目获奖情况等;; ; ; 是指将一组互有联系的、价值和密级基本相同的、数量适度的文件组织成一个保管单位 ——形成案卷; ;组卷要求 按照文件形成规律，分别组卷 案卷符合一定的质量要求 便于保管和利用 ;; 分类组卷方法： 在一个建设项目内,依次按单位工程（单体工程）,分专业或阶段（分部），结合文件性质（同类）和文件厚度组卷 群体项目的公用文件，可单独组卷，也可组卷到首个单体工程的相应案卷之中，并在目录或备考表中注明 ; ; ; 《建设项目档案管理办法》华兴发[2014]122号 附件2：建设项目档案分类表 ; ; 卷内文件的排序： ——按文件类别，结合时间或重要程度排列。 ——设计变更、质量保证文件等有汇总表的文件可按汇总表的顺序排列。 ——竣工图分专业，按图号排列。（每张图纸都应有记录）; 编目是以案卷为对象,通过一定的形式,固定整理成果，揭示案卷内文件的内容与成分的工作。 编目清楚，突出主题，便于查找 目录 ; ; 编目工作的一般程序： ; （1）编写文件页号 以卷为单位编写页号，案卷内项目文件以有效内容的页面为一页。每卷应从001号起编写页号，各卷之间不连续编页号 卷内目录、卷内备考表不编写页号。;页号编写位置： 单面书写文件在右下角； 双面书写文件，正面在右下角，背面在左下??； 图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方。; (2)编制卷内目录;卷内文件排列顺序号;（3）编制备考表 ;（4）编制案卷封面 ; 简明、准确地揭示卷内文件的主要内容 由项目名称、专业或阶段名称、文件内 容组成 字数一般不超过60个;简明、准确、通顺，便于检索; 案卷内文件最早和最晚的日期 ——年、月、日 用8位阿拉伯数字表示 20090522; 填写最高密级(绝密、机密、秘密) 如没有密级，不需要填写，可空; 案卷封面的编制应兼顾实用和美观 整体排版应协调，孤字不成行，词组不断行，题名文字居中排列。 页面两边留白应左大右小，便于装订。 ;; ;（5）编制案卷目录 ;装订; 案卷脊背 印制在卷盒侧面的标签 包括档号、保管期限、案卷题名（关键词） ;收集齐全 分类合理 立卷科学 归档及时 保管安全 使用方便 ;;完整：根据项目档案的归档范围, 将项目应该归档的文件材料 全部移交归档，各种文件资料原件齐全 准确：文件内容真实反映项目竣工时的实际情况和建设过程， 做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。 系统：分类科学、组卷合理，反映其形成规律，保持文件之间 的有机联系。 有效：能有效发挥凭证和参考作用，并能长期保管和开发利用; 归档的文件应为原件 或具有凭证作用的复制件;文件须图像清晰，字迹清楚，审查签章手续完备;文件材料归档时应填写移交清单，履行清点、签字 交接手续;;组卷要求：第一，方便保管和利用；第二，案卷必须符合一定的质量要求。 ;卷内目录的各著录项（序号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注）数据录入应完整准确，应按文件内容照实填写 卷内不同文件应分别形成记录，不应将整卷不同标题、不同内容文件作为一条记录来著录 一张图纸一条记录 文字卷装订，图纸不装订