会议方案的拟制及筹备.doc

会议方案的拟制及筹备 会议方案的拟制及筹备 PAGE / NUMPAGES 会议方案的拟制及筹备 会议方案的拟制及筹备 下面是小编整理的会议方案的拟制及筹备 , 包括了会议的所 有流程，欢迎大家阅读 ! 一、会议方案的研制到通知下发的全过程 ( 一) 底稿拟订 一个大型、 特大型的会议方案的底稿应包括会议名称、 会议 主题 ( 内容 ) 、会议时间、会议地点、会议日程安排、参会人员、任务分工和组织领导 ( 这在大型、特大型的会议中显得特别重要，第一要有单位某部门牵头组织和兼备安排， 成立相应的工作领导 小组。如负责撰写文稿的及供应相关资料的文件资料组， 负责会场部署、会议通知下发、会议日程等详尽事务的会务组，负责会议报道、会场录像的新闻宣传组，会议款待及后勤组等。其次各 相关部门要做好任务分工的各项工作， 并且牵头部门要将任务分 工详尽化，限准时限，督促相关部门准时完成 ; 相关部门亦按要求积极协助好。 唯有这样， 才不致使一个大型会议因组织不力等原因此弄得人心松散 ) 等内容。 ( 二) 经费估计 经费估计是指在开会前将所用到的会议经费做出一个和实 际估计偏离不远的相对精确的估计。 有人说估计对于部门财务管 理或会计人员最擅长。但无论是财务 / 会计或非财务 / 会计人员， － 1 － 在做估计前都应该在大脑里有一个比较清楚的轮廓：在哪些项目、资料、物品、东西上会产生经费。不说是左右逢源，但应该考虑全面、认真。比方，既然有人来开会，必定要解决他们的吃 饭问题，就会相应产生食宿费。 再者，开会的场所必然是临时租用，又会产生场所租金费。 又如，开会若需给参会人员派发一些会议资料、纸和笔等，又会产生资料物品费。别的，若是是开一 些针对性强、覆盖面广、理论性学术性强的会， 邀请一些远道而来的专家来授课， 专家的授课费和在往返行程产生的花销也都是要纳入到经费估计范围之列的。 所以综合以上因素来做估计的话，就包括： ① 食宿费：每人每天 ( 或每人每餐 ) 的食宿费×开会总天数 ( 总餐数 ) ×总人数 ② 场所租金费：看场所的租借方以怎样的方式来收费。如 果对方以天数来算，则乘以开会总天数 ; 若是以次数来定，则乘以开会总次数。 ③ 会议资料印发费 ( 含纸、笔等办公用品费 ) ④专家的授课费 ( 每人的花销×人数 ) 、往返的差旅费 ( 每人 的花销×人数 ) ⑤可能产生的其他花销 ( 三) 领导审批 － 2 － 领导审批是一个必定和重要的环节。在拟好会议方案的初 稿、做好会前的经费估计后， 再以请示的方式呈报上级相关领导 审示。在领导审示后如对某些内容作了较大幅度的更正 ( 不可是 是文本、字面上的简单更正，更是任务分工、会议主题更正、经 费估计数额等重要内容更正等 ) ，需依照领导的意思更正好后再 呈报领导。若是可是对文本稍作改动， 则视详尽情况而定。 只有 经各位领导审批签字后，才可以做下一步的事情。 ( 四) 任务分工下发 在更正好并经上级领导审示无问题后， 就可以将领导批阅和 任务分工一起印发给相关部门。 ( 五) 通知下发 通知下发，这里的针对对象主要为会议主办方的下一级单位 ; 若需请会议主办方的外面平行单位参会则以发邀请函的形式邀 请其前来。 二、会议通知 ( 一) 对象为本单位内 包括会议名称、会议主题 ( 内容 ) 、会议时间、会议地点、会 议日程安排、参会人员 ( 注意事项 ) 等。 ( 二) 对象为下一级单位 同样涵盖有会议名称、 会议主题 ( 内容 ) 、会议时间、会议地 － 3 － 点、会议日程安排、参会人员 ( 注意事项 ) 等多项内容。 ( 三) 会议邀请函 ( 针对本单位以外的平行单位 ) 以发邀请函的方式邀请本单位以外的平行单位参会。 三、模板 ( 一) 会议须知模板见《办公小技巧六》 ( 二) 会议通知模板略 会议通知很简单， 第一前言部分表目的 , 为什么而开会 , 因何需要而开会 ( 为×× , 依照××， 决定召开××会议， 现将相关事宜通知以下： ) 其次是第一部分：会议时间 ××× 再次是第二部分：会议地点 ××× 尔后是第三部分：会议内容 ( 也称会议日程 ) 注：若是是开一些形式单一、 内容简单的会议， 这一部分也可不用加到详尽的会议通知中。 接着是第四部分：参会人员 最后是第五部分：注意事项 注：注意事项旨在向与会者传达出 “除了以上所说的还需别的提请注意的一些特别事项” 这样一种信息。 平时作为不可以或缺 － 4 － 的内容被安排在会议通知的最后一部分。 ( 三) 会议邀请函模板 例： ( ××单位 ) 为做好××工作 / 为贯彻落实××精神 ( 表目的 )/ ， 经研 究 / 经报领导赞成， 决定召开××会议， 诚邀贵单位莅临 / 特邀请贵单位派一名负责同志参加会