金碧物业有限公司分公司档案管理办法.docx

金碧物业有限公司分公司档案管理办法 为全面加强金碧物业有限公司各分公司档案管理工作， 确保分公司有关各类档案资料充分、有效利用，实现档案资料管理工作规范化和标准化，特制定本办法。 第一章 总则 第一条 本管理办法所称的档案资料是指金碧物业有限公司各地区分公司及下属各客户服务中心成立以来，在经营、管理工作和活动中形成的，具有查阅、 利用价值的各种形式 ( 纸质、电子、声像、实物等) 资质证照、文书、公文、公函、合同、图纸、业户资料、以及音像、图表等档案资料。 第二条 档案资料工作的基本原则：集中统一管理金碧物业有限公司各分公 司及各下属客户服务中心有关存档资料档案， 维护档案资料的完整和安全， 便于各项工作的开展和利用。 第三条 具体归档范围、归档时间、保管期限及审批权限详见附件一《金碧物业有限公司分公司档案资料归档范围及审批权限参考表》 。 第二章 权责 第四条 档案管理机构分为三个不同层级：集团物业管理中心、物业分公司和客户服务中心，根据三者的需要分别保存档案和资料。 第五条 物业管理中心在集团档案中心的指导下，对其内部档案进行保存、 利用和管理， 制定有关档案管理的方针、 政策和指导意见等， 并可根据权限和有关规定统一保管或调用、复制各物业分公司或各客户服务中心的有关档案和资 料。 第六条 各物业分公司档案资料工作归口于地区地产公司档案中心指导、监督、检查，同时接受集团物业管理中心、档案中心的检查、监督和指导 。 第七条 物业分公司对本部档案室进行直接的管理，同时对下属各客户服务 中心的档案管理工作进行业务指导和监管， 并承担分公司总部及有关客户服务中 心档案工作的管理责任， 并可根据权限和有关规定统一保管或调用各客户服务中心的有关资料。 第八条 客户服务中心负责所属楼盘的有关档案工作，承担管理责任。第三章 人员配备和工作岗位职责 第九条 物业分公司档案采取分级管理模式，即物业分公司档案室和下属各客户服务中心档案室。物业分公司主要收集和保管分公司级别物业档案和物业资料，下属各客户服务中心具体管理各自的物业档案和资料。各物业分公司及下属各客服中心均需设立独立档案室。 第十条 各物业分公司须配备档案管理的专责人员，下属各客户服务中心根据自 身实际情况，须指定专人负责或配置兼职档案管理员（一般由行政人员兼管） ，具体管理本客服服务中心日常档案资料。 第十一条 档案资料专员岗位职责 物业分公司档案资料工作人员主要职责有： 贯彻执行《档案法》 、《恒大地产集团档案管理制度》 、《金碧物业有限公司分公司档案管理办法》等法律和规章制度，熟练掌握档案资料业务知识，并负责起 草和完善物业分公司及下属各客户服务中心档案资料管理工作相关规章制度； 统筹规划并负责物业分公司各类档案资料的收集、整理、编号、装订、存放、保管、鉴定、统计和提供利用工作，并按要求做好保密工作，加强档案工作规范化、标准化、制度化建设； 督促分公司各部门及下属各客户服务中心档案资料的移交工作。 监督落实同步归档制度，接收和保管集团各部门以及地产地区公司移交的档案资料，进行整 理、鉴定、统计、编目和研究，积极开展档案资料归档和利用工作； 负责对下属各客户服务中心档案资料工作人员或兼职档案资料工作人员的培训工作，并定期（每月至少一次）检查、监督、指导和考核各客户服务中心档案资料管理工作； 做好档案室设备、设施的保管维护工作；维护档案资料的完整和安全；负责档案资料的借阅、登记、统计；同时完成上级安排的其它相关工作任务。 客户服务中心档案工作人员主要职责有： 负责客户服务中心档案资料的收集、整理、编号、装订、存放、保管、统计和提供利用工作，并按要求做好档案资料的保密工作； 做好档案室设备、设施的保管维护工作；维护档案资料的完整和安全。并完成物业分公司档案室交待的其他相关工作任务。 第四章 档案资料的收集和整理 第十二条 集团物业管理中心统一管理的档案资料为： 各物业分公司经营活动中重要投资决策、各种重大工作计划与总结、主要费用预算方案、主要工程图纸备份、人事档案（总经理助理以上员工电子版及纸质版 人事档案，各物业分公司普通员工电子版人事档案） 、对业主的年度收支公告、招投标资料等； 各物业分公司所涉及的重大事件及法律案件及下属客户服务中心所涉及的重 大法律案件的文件材料，主要指整个事件过程材料或从立案、审案到结案的过程中形成的所有法律文书和公文； 反映各物业分公司重要活动的报刊、简摘、分公司组织沿革、发展史（含文字资料及图片资料等） 、分公司大事记等。 第十三条 物业分公司主要统一收集和管理公司级别物业档案和物业资料： 物业分公司公章和相关证照由物业分公司统一管理； 文件、公函、工作计划和上级来文、国家与当地有关的法律法规等档案资料。主要指集团公司、地区地产公司、物业管理中心领导