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文书档案保管期限划分方法探究 文书档案保管期限划分方法探究 PAGE / NUMPAGES 文书档案保管期限划分方法探究 文书档案保留限期区分方法研究 【纲要】电子化文档保留技术的发展与档案馆职能的转变对于当今文书档案管理的保留限期区分方法提出了新的挑战，原有的三分法将“重要”与“一般”作为文档区分的前置性条件，存在着语义含混的缺点。二分法以机关主次要职能文件作为纳入文档永远或非永远保留以前提，对于提出合理标准拥有必定的理论贡献。 【重点词】文书档案管理；电子化文档；档案馆职能 2006 年 9 月，国家档案局经过 《机关文件资料归档范围和文书档案保留限期规定》 （以下简称“保留限期规定” ），将原有的“永远” “长久”“短期”保留限期区分方法改正为“永远”“按期”，按期中再推行标时制，分为 30 年与 10 年的不一样区分标准，但在档案馆职能转变与电子化文档归类技术发展的新背景下，该区分方法现已体现出其限制性，而且 其带来的另一缺点即为“对档案文书的两重以致三重判定方 法给检索工具的编制造成大批的重复劳动” ，需要对其从头 予以检视。 一、文书档案管理的新背景 第一，保留限期规定推行已十余年之久，在此时期对文书档案保留产生极大影响的即为电子化文档保留技术之发 展，信息化技术的提升为文书档案的归类保留带来了极大便利，原有的纸质类文档保留不单会占用大批的空间资源，而且文书档案管理存在其特别性，需要管理人员对各样类众多之文档的高度熟习且长久任职，一旦需改换管理人员，带来的附带成本也是不行忽略之问题。此外，在环境保护日趋发展的背景下，大批纸质文件保留带来的树木资源浪费也是当今各方号召成立电子化文档数据库的一大现实依照。各种数据库的成立与检索工具的完美为上述问题带来认识决方案，而且其所体现的另一优势之处即为电子化文档的备份管理、云端储藏多为永远性，且检索文件的便利性与时效性也拥有纸质类文档保留方法所不行比较的优势。 其次，档案馆职能的转变。有学者提出“档案馆由关闭型向开放型转变以来，其用户构造由本来只为机关工作查考服务转变成以招待社会各界编史修志、学术利用为主”的看法，以剖析文书档案管理所面对的新背景。职能分工的细化与社会科学的发展为档案学的研究带来的新高潮，且无须置疑的是，史学研究多是从微观资料出发来探析特定社会时代背景之发展的一门学科，做好文书档案的归类管理即可对当今管理储藏文档供给一个科学合理的标准，而且对将来史学研究的发展能够确立优秀的基础。 二、文书档案保留限期区分方法及其问题 保留限期规定第七、第八条分别对永远保留与按期保留 的文书档案进行了规定，其隶属性文件《文书档案保留限期 表》（以下简称“保留限期表” ）则对按期保留的标时制文件保留进行了细化标准，但如若从规范性文件的字面含义解说，即可发现当今对于文书档案管理的“永远”与“按期”区分便存在着语义含混的弊端，比如保留限期规定第七条第三款认定“本机关职能活动中形成的重要业务文件资料”为永远保留，而第八条第一款规定“本机关职能活动中形成的一般 性业务文件资料”为按期保留。第一对于何为“重要” 、何为“一般”的文书档案并无一个正确的学理或实践形成的 界定标准，其次，若是依据必定的限制性文字拟订出进行文书档案保留的“重要”或“一般”标准，其带来的问题即是文书档案保留限期十四条规定的“本规定合用于各级党政机关和人民集体，军队系统、民主党派、公司事业单位可参照履行”，由此可知，几乎社会系统内全部的行政主体、企事业单位都依照或参照此标准进行，其在社会活动中形成的数量众多、种类 ?驮拥奈募 ?也没法依照上述重要或一般的标准进行归类。 三、合理化建构：三分法向二分法的转变 有学者依据《中华人民共和国档案法》 （以下简称“档案法”）第十一条“机关、集体、公司事业单位和其余组织 一定依照国家规定， 按期向档案馆移交档案” 所规定的内容，将文书档案区分为“进馆”与“不进馆”两类，以此来作为 规范文书档案管理限期的前置性条件。管见认为，文书档案保留限期按“永远”与“非永远”的二分区分方法较之“进馆”“不进馆”更具合理性，其理论依照概由于，档案保留限期与其能否进入档案馆完整部是两个看法，保留限期所规范的是文书类档案文件保留时间的长短，而不是依据其重要性程度或对历史观察能否拥有功能性而接收入档案馆。将档案的保留限期制为“永远”与“非永远”的方法，含义更加切实。各机关档案室在移交档案时，能够将“永远”保留的档 案移交进馆，将“非永远”保留的档案作为“不进馆” ，留作机关档案室自行保留，供本机关使用，待一按限期后再行销毁。 鉴于以上论述，在将原三分法档案保留限期简化为“永远”与“非永远”二分法的基础之上，再做其细化标准，管见认为，可依据本机关的主要工作职能将其社会活动形成的文档纳入上述两类，概因每个机关