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会务流程管理

一、会前准备

（一） 会议计划和成本估算

会议计划

第一应明确会议的目的和任务，确立会议的名称、列席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需要时间、地址、议程等。

（1） 会议议题：运城学院庆贺第23个老年节暨表彰大会

（2） 会议名称：运城学院庆贺第23个老年节暨表彰大会

（3） 列席对象：院、系领导，离退休代表、学生代表

（4） 主持人：赵小狮

会议成本估算

（1）

会场装修费400元，租用花卉礼仪

300元；

（2）

设备费200元

（3）

文件资料费，即制作筹办 400元，

宣传会议以及达成会

议议程所必需的各种文件的花费及相应的文具费

150元

（4）

人工费，即会场部署者、礼仪生的酬劳

600元

(5)

茶水费800元

（6） 奖品花费2000元

（7） 餐费3000元。

总计：7850元

会议时间：2011年10月11日

会议地址：运城学院（老校区） 2号楼大礼堂

（二）文件准备

1.开幕词

开幕词是会议开始时会议主席所作的发言稿，一般带有预告及礼仪性

质，比较简洁。内容大概包含三方面：（ 1）对贵宾和与会人员表示欢迎;

（2

（2）对会议的内容、任务、目的作简要介绍；（

3）预祝会议成功。

2.工作报告

工作报告是会议的主要文件，此中的主要内容常常是会议议论的中心议题。工作报告一定有本质性的内容，既能够是对前阶段工作成就、经验、弊端的回首与总结，也能够是对后阶段工作提出计划、估算、部署或展望。工作报告既要全面，又要要点突出。

发言稿

这里指的是除工作报告以外的其余与会者的发言稿。发言稿也要有具体的内容，一般不宜太长。

其余会议文书

除了文件以外，秘书还应准备好会议所用的技术性、程序性或服务性额文书资料，如：会议通知、会议议程表、日程表、会议须知、作息时间表、与会人员名单等等。

（二）会场准备

对会场的要求整体上是：整齐、寂静、光亮、空气流通、大小适合、一应设备齐备、利于安全和保密。

会场部署

会场除了整齐、寂静、光亮、通风、安全等要求以外，还应试虑形状、大小、桌椅安排等部署。

本次会议在礼堂前面安排主席台。主席台为长方形桌，上铺黑色桌布。

主席台席位

第一排的正中为首席，其次是左位，再次是右位，先左后右，左高右低，前排为主，后排为次，其余的依此类推。在席位前搁置姓名牌，便于按位入坐。

会场设备

会场一应设备都一定在开会前准备齐备，如扩音、录音、放音、唱片、录像、拍照、投影仪、放映机、灯光照明、电扇或空调、记录纸、文具、茶具等等。仪器、设备应预先频频检查、调试（如扩音器的音量大小）免得暂时发生故障或出现差错。

本次会议采纳中型会议模式。

（四）会议议程、程序的制定

运城学院庆贺第23个老年节暨表彰大会议程时

间：2010年10月11日

（1） 主持人宣告：请参加大会的院领导、系领导、离退休老年同志其余与会者入坐

（2） 奏国歌

（3） 院党委副书记安建平宣读受表彰先进单位及个人名单，院领导向获奖单位和个人颁发奖牌和证书。

（4） 与会代表发布发言（离退休代表、各系代表、学生代表、院党委副书记、院长姚纪欢，院党委副书记赵小狮）

（5） 主持人宣告：运城学院庆贺第23个老年节暨表彰大会结束。

2.日程表

时间

活动

名称

内

容

地

点

八、、

参

加对象

主

持人

10

月11日0

上午

8:

0-12:会

00

举行

，议

各

与会校区

人员

召开

会议

老

大与会人小7

礼堂

各

师

员

赵

10

月11日0

正午

12:

0-14:

00

就餐

就

餐

老

校区小与会

餐厅

各

，人小狮

员

赵

（五）会议通知的发送

此次会议的通知方式主要有以下几种：

1、通知书送到

会议通知

xxx老师：

兹定于2010年10月11日上午8:00——12:00在老校区大礼堂

召开运城学院庆贺第23个老年节暨表彰大会，请准时列席。

院办公室

2010 年10月7日

2、电话通知

二、会间工作

（一） 会场的组织与服务

报到与签到

会议正式开始前，应做好与会者的报到与签到工作，并正确统计人数（包含列席者姓名，缺席者姓名及原由），提交给会议主持人。

本次会议与会者报到与签到，采纳签到本签到的方式。

资料发放

与会者抵达会址后，秘书应实时发放会议资料，以供在会议上学习、参照之用。本次会议资料许多，秘书可预先集中放在资料袋内，待与会者报到时领取；

会场服务

会场服务包含引导与会人员出席、离席，茶水供给，引导与会者使用会场的生活设备，照料与会人员会间歇息，知足与会人员的暂时需要等等。

会场服务还包含接听会场外打来的电话，招待来访的客人，尽可能排除会场要素对会议的扰乱。特别是本次会议，多半与会者为老年人，一定时辰关注老年人的身体状况。

会场暂时调动

当