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办税服务外包税务档案管理

目录

TOC\h\z\u第一节税务档案管理方法 2

一、税务档案管理原则 2

二、税务档案的归集与整理 3

三、税务档案的归档与移送 6

四、税务档案的保管要求、保管期限划分 10

五、税务档案的借阅利用 11

六、税务档案管理的形式 14

第二节税务电子档案的管理 16

一、税务电子档案管理的基本要求 17

二、税务电子档案管理的内涵与保障措施 18

第三节特殊税种档案的管理 22

一、外籍人员个人所得税档案资料管理 22

二、建筑业税务档案管理 24

第四节档案人员岗位职责 26

一、档案工作领导职责 26

二、档案员岗位职责 27

三、兼职档案工作人员职责 28

第五节档案安全保密制度 29

第一节税务档案管理方法

一、税务档案管理原则

为确保税务档案的规范化管理，我司部门将根据税务工作的有关规定及税收档案的形成特点、内在有机联系，建立起与税务改革、税收会计核算改革等相配套的税收档案规范化管理体系，确保税务档案管理规范化。由于税务档案与其他类型档案例如文书档案在管理流程上是特殊与一般的关系，因此在税收档案分类、归档范围、组卷方法、编目排架以及保管利用等方面也有继承与发展的关系，其管理将遵循以下三项特殊原则。

（一）规范统一原则

针对各纳税人的档案内容种类基本相似，形成的文件资料只是数量不同等客观情况，我们将遵循统一规范的原则，不同纳税人的档案其管理方式上尽可能地规范一致。

（二）科学简便原则

在税务档案的管理方式、方法上从税收工作实际出发，简化工作规范和工作流程，我们将通过加强税务档案管理人员培训、典型引路、监督指导，使税务档案经过系统整理后，达到分类清楚、存放有序、查找方便的要求。

（三）以分类管理为主、分户管理为辅的原则

在税收档案日常管理中，按照客观性、逻辑性、实用性、讲究实效的原则，分类归档，将涉税档案分为税务登记档案、发票管理档案、纳税申报及财务报表档案、税收管理档案、税务稽查档案、税收行政复议档案和应诉档案、特殊载体档案等。同时，为便于了解每一纳税户的基本情况，将纳税户的有关基础资料集中保管，建立户管档案，详见本节最后一部分。

二、税务档案的归集与整理

税务档案的归集、整理业务是按期限、类别将分散的各类税务档案采用一定集中方式并依照税后业务的发生时间进行归集、整理的过程。

（一）归集

1.归集方式

税务档案按照条件许可情况，采用人工归集（纸质）和数字归集（人工录人、光电录人、“点对点”通信传输、电子信箱、网络传输）两种方式进行归集。

2.归集时限

税收相关业务部门形成的征管资料应在该项业务结束后两天内传递或备份到磁带、光盘、胶片并送交本机关档案归集部门。主管税务机关负责归集资料部门在每月10日前将上月或本月发生的有关征管资料收集齐全。

3.归集要求

在归集税务档案材料时，必须仔细审核，对不符合审核要求的资料要及时补充改正。审核要求为：应申报资料种类要齐全；资料凭证适用格式要正确；表格中填写的有关代码字段要正确；表格内应填项目、印鉴要完整；表格项目间逻辑关系要平衡；所有材料分类标准统一；材料装订、入盒（袋）放置有序，方便使用。对符合要求的资料必须加盖受理戳记，受理人员和受理股（所）要签章，受理时间要标明，以便明确责任。

（二）整理

1.整理原则

税务档案实行分户管理与汇总管理相结合的原则进行整理排列。

企业类的纳税人一户一档，个体工商户一户一档；代征单位一户一档；个人所得税重点收入行业和个人建立专项档案，一户一档；属于主管税务机关内部使用或不能分页拆本的资料，归入汇总档案。

2.整理要求

在整理装订税务档案时，应按案卷封面、卷内目录、卷内税务文书、备考表、封底顺序整理装订。税务档案的种类、份数以及每份征管档案的内容应该完整。需按类划分的税收业务档案按税收业务种类使用“税务档案卷宗“进行装订，同时按每种业务档案的保管期限顺序排列存放。需按户划分的档案使用“纳税人税务档案封皮”装订或存放在“纳税人税务档案专用袋”内，每年一袋。

（1）案卷封面或者资料袋封面应逐项按规定填写清楚，包括目录号、档案卷号、分册号、纳税人名称、保管期限、形成年度、形成单位。

（2）卷内目录包括顺序号、资料名称、页号、备注，归档时要按顺序填写。

（3）卷内税务文书应按《税务资料归档内容及保管年限》中的排列顺序进行科学排列，并依次编写页码。对密不可分的税务文书要排在一起，即批复、批示在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料、结论性材料在前，依据性材料在后。

（4）卷内备考表包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。有关备考表中的内容，都应逐项