秘书实务（第二版）.pptxVIP

秘书实务（第二版）;引言;章节导览;章节导览;章节导览;绪论;一、秘书实务概述;一、秘书实务概述;二、秘书实务的特点;三、秘书实务的主要内容;三、秘书实务的主要内容;第一章;引言;1;5;电话事务;电话事务：;一、电话服务功能;一、电话服务功能;一、电话服务功能;一、电话服务功能;一、电话服务功能;一、电话服务功能;二、主叫电话程序;二、主叫电话程序;二、主叫电话程序;二、主叫电话程序;三、被叫电话程序;收发传真;一、传真机;二、发出传真;三、接收传真;四、网络传真;邮政信件办理;邮政信件（简称邮件）管理是秘书的一项经常性工作，是通过邮政系统或其他渠道（如一些较大的机关单位之间设有专门的交换站，不通过邮局而由专人负责信函的传递交换等）传递各类纸质信函、报刊、包裹等。

邮件办理工作，一般分为收受和发出两个方面，秘书不但要对通过各种渠道投递的邮件进行有效的处理，还要根据工作需要，及时寄发各种邮件。;一、邮件的收受;二、邮件的寄发;三、上司外出时邮件的处理;印信管理;一、印章管理;二、印章的作用;三、印章的使用;四、介绍信管理;值班工作;一、值班工作的形式;二、秘书值班工作的主要任务;三、值班工作制度;名片管理;一、名片的印刷;二、名片的收集;三、名片的保存;四、名片的利用;电子邮件安全管理;一、电子邮件的特点;二、电子邮件的工作过程和原理;三、电子邮件的安全管理;思考与练习：;思考与练习：;第二章;引言;1;办公环境管理;一、办公环境的含义;一、办公环境的含义;二、优化办公环境的原则;二、优化办公环境的原则;二、优化办公环境的原则;三、办公室布局;四、办公室的布置;五、办公室的美化;六、办公室的健康安全管理;办公用品的管理;秘书对办公物品的管理直接影响办公人员的工作效率，因此要保证办公物品适时、适量按需要发放，并对办公物品进行科学的管理。

纸簿类消耗品：复印纸、信纸、信封、笔记本、稿纸、复写纸、卷宗、标签纸。

笔尺类消耗品：铅笔、刀片、签字笔、橡皮擦、夹子、胶水、胶带、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳等。

装订类消耗品：大头针、图钉、荧光笔、修正液、电池、剪刀、美工刀、订书机、打孔机。

办公设备耗材：打印机墨盒、色带、计算机磁盘、空白光盘等。

;一、办公用品的购买;办公设备及办公用品接收的程序：;二、办公用品的保管与发放;二、办公用品的保管与发放;二、办公用品的保管与发放;办公室现金管理;由于用支票来支付小额费用不够方便，一般在办公室中常设立一笔零用现金，财务上称作备用金，以应付临时小额支出。

它通常是由企业领导和财务负责人批准后由秘书保管和使用的现金，是一笔周转金。备用金的数额根据企业的规模和平时小额支出的多少来确定，秘书取得现金后，应将现金保存在保险箱内，并负起保管、支付和统计的责任。;一、办公室现金管理办法;二、商务费用（含差旅费）的办理;二、商务费用（含差旅费）的办理;房产管理;一、房产管理的特点;二、房产管理的内容;二、房产管理的内容;二、房产管理的内容;二、房产管理的内容;办公室时间管理;一、时间管理的概念;一、时间管理的概念;二、秘书管理时间的技巧;三、定制时间表;三、定制时间表;四、工作日志;领导日志内容通常包括：;秘书的日志的内容通常包括：;手写日志的具体使用方法：;思考与练习：;第三章;引言;1;4;文书处理的基本知识;一、文书处理的含义;一、文书处理的含义;二、文书的分类;二、文书的分类;二、文书的分类;二、文书的分类;二、文书的分类;三、文书处理的基本原则;四、文书处理的内容;五、文书处理的工作要求;文书的撰写与编辑;一、文书的撰写;（二）文书中数字的用法;（二）文书中数字的用法;二、文书的字体与字号;二、文书的字体与字号;三、文书的排印;收文处理;一、收受与分流阶段;一、收受与分流阶段;二、办理收文阶段;三、组织传阅与催办查办阶段;发文处理;一、文稿的形成阶段;一、文稿的形成阶段;一、文稿的形成阶段;二、文稿的制作阶段;用印应当注意：;用印应当注意：;三、文稿的对外传递阶段;文稿的校对与装订;一、校对;一、校对;一、校对;二、公文的装订;思考与练习：;第四章;引言;1;4;会议与会务工作概述;一、会议与会务;一、会议与会务;二、会议的构成要素;（二）会议时间;（三）会议地点;（四）会议参与者;二、会议的构成要素;二、会议的构成要素;三、会议的种类;三、会议的种类;三、会议的种类;三、会议的种类;会前准备;会前进行认真细致的准备，是会议取得成功的前提和基础。秘书要以高度负责的态度，做好会前准备工作，为成功召开会议打好基础。

会前准备的工作流程是：确定会议主题与议题→确定会议名称→确定会议规模与规格→明确会议组织机构→明确会议所需设备和工具→确定会议时间与会期→确定与会者名单→选择会议地点→安排会议议程