ERP信息系统在石油企业财务管理中的应用.doc

ERP信息系统在石油企业财务管理中的应用 　　一、ERP信息系统在石油企业财务管理中的具体应用 　　（一）从采购业务与财务的集成角度看ERP的应用 由于ERP系统具有强大的功能，企业的相关业务与财务将会统一在一个管理平台上运行。如图1所示，当企业的业务人员把采购业务的原始单据录入到系统中，相应的会计凭证就会在财务管理子系统中自动生成：当通过入库验收流程时，财务管理子系统会自动生成会计凭证；当财务发票在经过校验时，有关购进货物的凭证会自动生成。在此期间，应该注意的是，当进行发票校验时，财务人员必须做到谨慎和细致地校验财务发票。首先要根据业务人员提供的“购进结算通知单”和“供应商纸质发票”，在系统中进行“购进发票查询”，查询的目的是检查系统中的发票内容是否和纸质发票一致。如果不一致，这个时候，财会人员就应该把发票冲销掉并且要重新录入。然后，财会人员还要根据业务人员提供的“购进结算通知单”和“供应商纸质发票”在系统中进行“购进结算单查询”，目的是为了进一步查看系统中的购进结算单内容与纸质发票是否存在不一致的情况。如果前面的两项经核对都是准确的，接下来就可以在系统中进行发票校验程序。系统会将采购业务的采购订单、收货信息以及发票自动关联并生成相应的会计凭证。ERP系统数据还有一个作用就是，可以找出石油企业的ERP系统中存在的数据和预算系统中存在的数据进行对比。通过这个对比，石油企业可以清楚的了解物资采购的有关价格信息，还可以知道物资采购的数量与企业的经济批量以及最佳购货点之间的差距。对比分析还可以把企业的库存资金降低到一个合理的水平，存货周转的速度也不断加快，进而能够使企业更快的盘活资金。采购业务与财务的集成能够为企业绩效考核提供科学的依据。企业可以不时地更正成本脱离预算的差额和企业目标的活动，来使它的控制功能得到充分的发挥。财务管理与采购业务的集成，可以保证石油企业的“三最”，即用最合理的价格，在最合适的时间，为企业购入质量最好的原材料。通过对库存材料与生产计划相结合的分析，能够保证企业及时的购入原材料，从而保证了石油企业的正常生产和销售。通过对采购时间以及价格的最优管理，自然而然地也就保证了企业原料采购成本达到最小化的状态。 　　（二）从销售业务与财务的集成角度看ERP的应用 ERP会使石油企业的相关业务与财务统一在一个管理平台上进行运行。销售业务也不例外。石油企业的相关业务人员首先需要将销售业务的原始单据录入系统，并按照具体的流程进行操作，那么在石油企业的ERP财务管理子系统中就会自动生成会计凭证：当企业执行业务出库操作时，会生成有关的会计凭证；当相关信息、发票都具备以及企业的相关人员在进行销售开票时就会自动生成会计分录。具体见图2。通过ERP信息系统的实施，石油企业的销售部门可以制定灵活的价格、客户信息以及信用度管理，也可以全程跟踪企业的销售订单状态。在此期间，能够同时实现销售部门与财务管理以及产品库存管理等的集成。这样做的好处就是可以提高企业对客户的服务能力、水平以及企业面对市场的应变能力，还能够让企业不时地制定和修正销售策略，从而能够为企业带来更大的效益和发展潜力。由于ERP的支持，石油企业各个业务部门能够随时看到当时的销售情况，这对企业的预算管理是很有好处的。在预算的执行过程中，可以通过企业销售业务数据与预算指标相对比的结果进行判断。如果企业的销售业务指标异常，这时候系统会自动预警，并采取“不予办理”或者“特批”等措施来保护企业现时的利益。另外，预算系统可以自动获得实际数，并进行预算与实际数的差额分析，并且及时地把这些信息传达给企业的决策者，有利于他们做出正确的决策。这样一来，有了ERP，预算管理就可以更好的发挥它的控制作用，从事前控制一直到事后进行控制。在销售业务与财务的集成过程中，应收账款是其很强的一个集成点。企业通过应收账款模块，可以对客户进行有效的信用管理，这样可以对客户的信用级别进行有效地评估，从而进一步判断企业何时能够收到应收账款，以及企业坏账出现的概率。这样，企业就可以从根本上及时地了解以及分析企业的应收账款，从而，能够让企业及时地采取各种措施以减少企业的财务费用和降低企业的坏账发生率。 　　（三）从库存管理与财务的集成角度看ERP的应用 及时、全面地记录石油企业的库存数据，譬如，原料和物资的库存操作以及损耗情况，以保持企业库存台帐与财务帐之间的统一，这是以前会计系统无法完成的工作。而ERP系统就可以完全地胜任该工作。库存管理的目的是减少企业库存资金的占用，提高企业资金的利用率。库存管理包括出入库管理和库存核对管理等。在业务人员执行出入库操作时，ERP信息系统将会自动地做账，如图3所示。在进行库存核对管理时，如果库存不存在差异的话，则财务不生成分录。但是，如果库存存在差异，那么，不管该差异的数