共享中心物业业务组与一线公司三季度视频沟通会会议纪要.doc

万科企业股份有限公司 财务共享中心 会议纪要 会议名称 共享中心与一线公司三季度视频会 会议日期 2014年月日 14:00-15:30 与会人员 一线共享物业财务对接人、陈卫华、鄢福林、习权、王路红、尹珊、王慧、熊同庆、范远锐、饶铄、谭琼、戴红娇、张学勇、马晟菀、韩倩倩、夏紫怡、喻江城、陈梦诗 缺席人员 无 主 持 人 习权 记录人 范远锐、陈梦诗 会议内容 费用审核 1.单据情况总结分析 2014年物业体系共享平台付款数据展示：累计付款5.23万笔，支付金额3584万元，其中深圳物业、南京物业、广州物业等公司付款总量较大。 二、三季度单据对比分析：到达共享主要集中分布在中下旬，尤其是深圳、沈阳单据量较大的公司，建议各公司在10—20号左右完成单据审核，提高报销人收款效率。 单据异常率：9月份东莞物业、南昌物业、天津物业等公司异常单据率较高；主要原因是发票问题，其中最突出的是发票不合规与发票抬头错误。 三季度K2审批时效分析：K2审批整体时效较上季度有小幅提升，杭州物业K2时效进步明显，建议异地分公司可增设扫描点、初审岗专职化、一线公司对K2审批时效纳入考核，同时可借鉴深圳公司优化K2流程。 2.审核风险案例提示 三季度物业体系发生3笔重复付款，且出现业务招待费拆单、自制水单等问题。 初审岗应严格履行岗位职责，经办人取回单据时，初审岗需核定单据状态，需在原发票上加盖 “已扫描”章，同时做好退单台账。 一线在影像操作时遇到问题请及时与共享沟通，禁止手工调整影像编码。 公司初审人员应谨慎处理单据的退回与拒绝。 对于业务招待费禁止拆单，并遵循事前申请原则。 自制水单违背真实性原则，禁止人为编造报销凭证。对于确实无法提供水单时，需要在K2流程中进行显著说明，由财务负责人审批。 3.附件标准化及其他 各费用类型所需附件需遵循14项费用附件要求，所有发票的特殊要求，需经财务负责人审批。 在开展双向交流之前，各单位需发起并完成交流审批；交流审批完成前已经开始交流的，不得给予报销。 对外交际禁用购物卡，不要出现敏感词汇，如补助、宴请**、礼品；禁止以其他名义报销招待费。 发票抬头以一线在共享备案的要求为审核标准。 2015年预算即将开始，各公司加班餐费统一调整到职工福利。 涉及分摊的单据必须在事由中注明并在附件中提供分摊表。 核算问题分析 1.核算组业务情况总结 ①业务量分析：2014年9月总单据环比上涨0.6%，人均日业务处理量环比上涨1%， 人均处理量2286单/人，饱和率73%。 ②异常单据分析：2014年9月手工凭证269张，占总量3%。其中：南京物业手工修改率较高，主要原因为业务类型错误 。 ③三季度退票率排名：2014年9月，累计退票28笔，其中南昌、发展公司、厦门、青岛、大连、成都、沈阳、深圳物业退票率较高，达到0.3%-1.2%，退票原因主要有账号错误、卡状态不对、账户名不符、收款人姓名不对、非本行不受理等。 建议： 为提升报销整体付款效率，同时缓解共享月末核算压力，建议各公司尽量安排20号之前报销。 规范报销人填单，一线加强报销单工种、报表项目复核力度，减少凭证辅助账修改率。 对于需要分摊的费用在K2中必须标明并附上分摊表，未标明及提供分摊表的共享核算统一按报销单填写内容入账。 一线报销人员注意核对银行信息，尽量避免跨项目代报销和添置多个收款人的报销单。 新增帐套还请一线财务人员及时对接，完成好帐套初始化工作。 2．核算问题沟通 ①一人报销多人费用 对一线公司：单据状态反馈不及时，容易引起误读，同时退票时无法第一时间反馈到收款人，影响报销效率。 对共享核算：一人退票造成的单据状态无法反写，所有凭证全部手工录入，造成凭证无上游单据可查，同时也会造成月末对账难度。 建议： 建议减少一人报销多人费用，尽量开分填单报销。 3.重点关注问题 ①一个部门多个成本归属多种业务类型的单据，建议一线同事规范填单，财务加强复核。 ②一线公司新增一些业务类型，涉及到特殊业务处理新增帐套及辅助账科目等，应及时知会共享核算对接人。 温馨提醒： 审批人对于报销人缺少附件的可在审批环节补插附件。 已报备共享备案的K2流程调整务必知会财务共享中心。 应统一费用口径，禁止出现一类事项出现多个费用类型，如误餐费、员工生日会等。 小结 财务共享中心物业业务处理组业务组长-鄢福林 尽量合理调整单据分布，避免月末积压，目前已临近年底，请对接人或财务负责人及时进行宣导，及时报销费用，避免年底付款过于集中。 对于额度类费用，一线可优化K2审批流程，在风险可控的情况下，建议参照深圳物业审核从简，提高审批效率。 初审岗建议设置专职，初审岗需严格执行《单据初审岗岗位职责》，在经办人取回单据时，需核实单据状态后加盖已扫描章。 共享一