公文管理制度-红.doc

重大企划部字《2012》0805号 签发： 重庆大业兴置业顾问有限公司 公文管理制度 ? 1.0目的 　　为规范公司公文制发、收文、阅文及办理，结合我公司管理的实际情况，特制定本管理制度。 2.0管理权限 行政管理部负责对公司的公文进行处理、流转、保存、检查和管理。 3.0公文分类 公司常用公文主要分制度文件、决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等十类。 4.0公文规范 4.1文件编号 4.1.1重大字”：为公司向内部下发的公司政策、规定方面的公文和用于向上级机关请示、报告、意见等的上报性公文。公文首页采用印有“重庆大业兴置业顾问有限公司文件”的红头公文格式纸。编号为“重大字[201X]XX号”； 4.1.2重大函”：用于公司同不相隶属单位之间商洽工作，如询问、说明和答复问题等。公文首页采用印有“重庆大业兴置业顾问有限公司文件”的红头公文格式纸。编号为“重大函[201X]XX号”； 4.2文件格式 公司常用公文应按照公司标准的公文模板规范书写（详见《重庆大业兴置业顾问有限公司公文模板》）。 4.3写作规范 4.3.1公文结构的层次序数 4.3.1.1公文层次结构只有两层的：第一层为“1.0”，第二层为“1.1”； 4.3.1.2公文层次结构为三层的：第一层为“1.0”，第二层为“1.1”，第三层为“1.1.1”； 4.3.1.3公文层次结构为四层的：第一层为“1.0”，第二层为“1.1”，第三层为“1.1.1”，第四层为“1.1.1.1”； 4.3.1.4公文层次结构为五层的：第一层为“1.0”，第二层为“1.1”，第三层为“1.1.1”，第四层为“1.1.1.1”第五层为“1.1.1.1.1”； 4.3.2公文字体、字号、行距、字距 4.3.2.1公文字体、字号 ①发文字号：重大字[201X]XX号?? 　 三号，仿宋 ②标题：????????????????????????? 二号，黑体 ③正文、落款、日期：??????????????? 四号，仿宋 ④部门发文字号：XX-0XXXX-XX号????? 三号，仿宋 ⑤正标题??? 二号，黑体 ⑥副标题??? 三号，楷体 4.3.2.2材料分多层次，其小标题为 ①第一层??? 四号，黑体?? 例：小标题的编号为“1.0” ②第二层??? 四号，楷体加粗?例：小标题的编号为“1.1” ③第三层??? 四号，仿宋?? 例：小标题的编号为“1.1.1” ④第四层??? 四号，仿宋?? 例：小标题的编号为“1.1.1.1” ⑤第五层??? 四号，仿宋?? 例：小标题的编号为“1.1.1.1.1” 4.3.2.3行距、字距、边距 ①文件正文的行距应为26磅。? ②文件字符的间距为标准。 ③页面上、下、左、右边距均为2.5cm。 4.4注意事项 4.4.1凡为公司正式文件，其标题必须冠以“重庆大业兴置业顾问公司”，文尾不再署名“重庆大业兴置业顾问有限公司”，直接用中文落日期，印章盖在日期上； 4.4.2公文成文日期，以文件标注生效日期为准； 4.4.3公文及文字材料，均采用A4纸； 4.4.4当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应在后一页署上“此页无正文”，再落日期加盖印章； 4.4.5各种批转件、转发件、发布件等均系文件的一部分，不得视作附件； 4.4.6任何部门以公司名义向外发送的一般性公文、报表，应履行印章审批手续，方可加盖公司印章（公文必须由行政管理部统一编号印制）。 5.0行文处理流程 5.1拟稿 5.1.1由具体承办人拟稿，并由部门负责人审核； 5.1.2行文须符合公司公文规范； 5.1.3公文写作要求：情况要具体、观点明确、内容全面、表达规范、条理清楚、层次分明、文字精炼、书写工整、标点明确、篇幅简短；不能用圆珠笔、铅笔撰写和修改； 5.2签批 5.2.1拟稿完毕后填写发文稿纸或通过OA发文流程，报分管领导审核； 5.2.2以公司名义对内发布的各种红头文件需报请董事长审批。若文件内容需会签确认的，由行政管理部负责人组织公司领导进行会签后报董事长审批。在此过程中，经办部门可根据该文件的紧急程度，及时催回文稿。 5.2.3经审批无异议的文件即可安排发文制作。 5.3校对 公文经审批程序流转结束后，由行政管理部负责人或拟稿人进行校对. 5.4印制 行政文员按公司规范的公文格式制作文件，制作后的文件经行政管理部负责人或拟稿人核对无误后，再按份数要求打印、复印、装订。 5.5盖印 行政文员按公司规定履行用章审批手续，交出纳主管加盖公司行政章。 5.6存档 拟稿部门和行政管理部应各自保存一份加盖印章的公文，同时由行政文员保存公文的电子文档。 6.0发文处理流程 6.1内部文件的发送 6.1公司发文 6.1.1公司内部发文一般通过OA