公文管理制度1118.doc

公文管理制度 为了集团公司公文处理工作进一步规范化、标准化和制度化，参照《国家行政机关公文处理办法》，结合公司实际，特制定本制度。 一 集团人力资源部为公文处理的归口管理部门，主管并指导集团各部室、各下属公司的公文管理工作，负责集团公司各类公文的统一收发、分办、传递、立卷、归档和销毁。 二 集团各部室、各下属公司参照本制度规定，结合本部门的业务特点，做好自身的公文管理工作。 三 凡以集团公司名义行文的一切书面文件（含电子文件），均适用本制度。 四 公文分类 （一） 公务文书：决定、决议、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函。 （二） 规章制度：各种制度、措施、办法、岗位说明书等。 （三） 会议记要。 （四） 宣传性资料：各种内外宣传材料、简报。 （五） 内部传阅件、讨论稿。 五 公文格式 涉及公司商业秘密的公文应当标明密级。密级划分如下： 1 绝密：指极为重要的资料，泄漏会使公司利益遭受特大损害。 2 机密：指次为重要的资料，泄漏会使公司利益遭受严重损害。 3 秘密：指不得对外公开的内部资料，泄漏会使公司利益遭受损害。 4 内部公开文件：指仅在公司内部或在某一部门内部公开，泄漏可能会使公司利益遭受损害。 以上保密文件资料，根据业务工作需要，其送达对象和密级须经由分管副总经理、常务副总经理审核，董事长审定；内部公开文件的送达范围由发文部门确定。 紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。 1 “特急”指内容重要、须按指定时间完成且优先传递处理的文件； 2 “急件”指内容重要，须当天完成且需有限传递处理的文件。 发文单位名称使用单位全称加“文件”二字。 发文编号： 1 以集团公司名义行文的，使用“凯集字[2xxx]x号”。 2 集团会议纪要使用“凯集会纪【2xxx】】 文稿的章节排序为第一层“一”，第二层“（一）”，第三层“1”，第四层“（1）”。 发文日期，会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；领导签发的，以领导签发的日期为准；一般信函、传真，以发出日期为准。 内容不对外公开的文件资料，应当在文件首页右上角适当位置注明“绝密”、“机密”、“秘密”或“内部文件”字样。 公文除会议纪要以外，均应加盖印章。 公文应当标注主题词，由人力资源部统一标注。 六 发文程序 （一） 拟稿：公文原则上由承办部门负责拟稿，初稿形成后，经本部门负责人初审、拟稿人和负责人签字后送交集团人力资源部。 （二） 核稿:人力资源部负责人根据行文规范要求进行核稿，并填写“发文审签表”（表1）。 （三） 签发：人力资源部核稿后，报集团领导阅批签发。一般事务性文稿报部门分管副总经理审批；重要文稿须报人力资源分管副总经理、常务副总经理和董事长审批；如需多人会签的文稿，会签人应在“发文审签表”中会签栏内签署意见。 （四） 领导审批、审核公文应提出明确的意见，如“拟同意”、“同意”或其它具体意见。对于一般报告性公文(传阅件)，圈阅表示“已阅知”对于有具体请示事项的公文(批办件)，?圈阅则表示“同意”请示的事项。 （七） 人力资源部负责对文件打印清样进行全面校对无误后付印、盖章、公文分发、登记入档等相关事宜。 （八） 公文发布后，人力资源部应按本制度公文分类要求，及时填写“发文登记表”（表3）。 七 收文管理 （一） 人力资源部负责公司外来文件以及集团各部门报送的文件的处理；各部门应指定一名文件管理员，负责本部门外来文件以及集团下发的文件的处理。 （二） 签收：收到文件应以签字方式给发文单位以凭据。 （三） 登记：收文后应及时办理入档登记（“收文登记表”表4）。 （四） 拟办：各部门收到的外来文件，对指名或亲启件原则上直接送达收件人；不能明确收件人或重要来件应交由集团人力资源部处理。 （五） 分发：人力资源部根据领导批示，对来文进行跟进办理，对需要公告的事项，通过会议、公告栏等方式负责传达；对需要传阅的文件应及时送达给相关责任人，并做好来文阅办登记（“来文阅办表”表5）。 （六） 承办：各责任部门（责任人）对需要办理的事项应及时进行办理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应当直接答复呈文单位；凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理；凡须报请上级领导审批的事项，承办部门应当提出处理意见并代拟文稿，一并送请上级领导审批。 （七） 督办：人力资源部有权对承办情况进行督促检查，及时向有关领导反馈签批事项处理结果。 八 公文立卷、归档和销毁