质量、环境、职业健康文件控制程序.doc

质量/环境/职业健康安全程序文件 1 文件控制程序 1 目的 建立《文件控制程序》是对所有与QES管理体系有关的文件进行控制，以确保文件的充分性和适应性，确保各相关部门及场所使用的文件为现行有效版本。 2 范围 适用于公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件的控制。 3 职责 3.1 总经理负责管理手册的批准和发布。 3.2 管理者代表负责程序文件的批准和发布，负责组织有关人员对体系文件进行评审。 3.3 办公室负责公司所有体系文件的编制、更改、发放、回收、销毁、文稿保存等管理工作。负责本公司外来文件的管理控制工作，并做好规定的记录。直接负责管理行政文件和转发各级行政管理部门的文件。 3.4 技术部负责有关产品的国家标准、行业标准的确认和有效管理，负责工艺技术文件的编制、更改和控制，及所有技术文件的发放管理。 3.5 各职能部门负责体系文件在本部门的实施和文件资料的管理工作，并做好规定的记录。 4 工作程序 4.1 文件分类 公司的管理体系文件主要包括： a) 管理手册； b) 程序文件； c) 支持性文件：包括公司的技术标准、规章制度、工作标准、管理标准、管理方案等作业指导类文件； d）外来文件：与产品有关的各类强制性标准、法律法规、必要的参考资料及顾客提供的技术文件； e）其他与管理体系有关的文件。 4.2 文件编号 4.2.1 手册编号：HY/GLSC-01+发布年号（XXXX） 4.2.2 程序文件编号: HY/CXWJ-02+发布年号（XXXX） 4.2.3 作业指导书编号：HY/ZDS-03+发布年号（XXXX） 4.2.4 版本号/修改状态（B/1） A、B、C、D 表示版本号 0、1、2、3表示修改次数 4.3 文件编写、批准、使用 1 质量/环境/职业健康安全程序文件 4.3.1 管理手册由办公室组织相关人员编写，管理者代表审核，总经理批准。 4.3.2 程序文件、作业指导书、支持性文件按其涉及的职责范围由相应部门编写，部门主管领导审核，管理者代表批准。 4.3.3 同一类文件刊头、刊尾、封面的编写格式要统一，员工查阅、借阅文件时，必须在《借阅文件登记表》上签字，并按期归还。公司外部人员需查阅、借阅文件时，必须经资料管理部门负责人同意，并在《借阅文件登记表》上签字，按期归还，必要时应留取押金。 4.5.5 作废和超过保管期限的受控文件，由文件管理部门收回，在《受控文件清单》上作好记录，需要销毁的填写《销毁登记表》，经部门负责人批准后销毁。 4.5.6 作为资料保存的失效文件，由留用部门提出申请，由文件管理部门负责人批准，资料员在文件首页上加盖“保存资料”印章，并在《受控文件清单》上作好记录，由留用部2 质量/环境/职业健康安全程序文件 门保管。 4.5.7 持有文件的人员离岗，文件管理部门应及时收回其领取的受控文件。当组织机构变更时，文件管理部门应协调文件的交换工作。当文件严重破损或丢失时，使用人应及时到文件管理部门办理文件更换或补发，丢失文件应做记录。 4.5.8 受控文件不得任意复印，应到资料管理部门办理手续申请复印。否则一经发现，由资料管理部门收回，并追究其责任。 4.6 文件更改、作废 4.6.1 文件更改方式包括划改、换页、换版3种。文件需要更改时，由文件归口管理部门拟定修改意见，由具有审批权限的人员审批后方可更改。 4.6.2 文件更改前应下发文件更改通知，说明更改原因后进行更改。划改、换页时文件管理部门应将更改情况登记在《文件更改记录表》上。 4.6.3 划改：文件作部分更改适合采用“划改”方法，将文件更改通知附于更改文件后，在原有文字上划两道横线，并在原有文字的适当位置写出更改后的 《受控文件清单》 《文件更改记录表》 《借阅文件登记表》 《销毁登记表》 3 质量/环境/职业健康安全程序文件 2 记录控制程序 1 目的 规范记录的管理，客观、真实、准确地反映质量、环境、职业健康安全活动和综合管理体系的有效运行，为活动的可追溯性及采取改进、纠正和预防措施提供依据。 2 范围 本程序规定了XXXX质量、环境、职业健康安全管理体系运行记录控制的程序和要求。 本程序适用于XXXXQES管理体系所有记录的填写、保管、保存和管理。 3 职责 3.1 办公室负责指导建立与质量、环境和职业健康安全管理有关的记录。 3.2 各部门负责本部门相关记录的收集、保存、归档、移交和处理工作。 3.4 记录的填写人对所记录的每一个数据文字负责。 3.5 办公室负责监督、审查记录控制的实施情况。 4 工作程序 4.1 记录的范围和形式 4.1.1 记录是记载所实施的质量、环境、职业健康安全活动或取得成果的客观证据，记录既包括了各部门所产生的内部记录，也包括接受的外部记录。 4.1.2 记录