xx公司会议管理制度.pdfVIP

XX公司会议管理办法 （试行） 第一条 为加强管理，节约资源，提高会议效率，保证 各类会议的顺利召开，会议室的规范有序使用，特制订会议 管理办法。 第二条 适用范围。本制度所指会议室为：公司本部办 公大楼五楼会议室、 九楼电话会议室、 二楼电视电话会议室。 生活区二楼会议室。 第三条 会议室使用遵循 “先全公司后部门、先紧急后一 般 ”的原则，如遇会议室使用冲突， 办公室负责协调更改工作。 第四条 办公室是本部会议室的归口管理部门。未经党 政办公室批准同意，任何部门和单位不得擅自使用会议室。 第五条 相关部门职责 （一）党政办公室：负责公司本部会议室的统一协调和 安排。 （二）物业公司：全面负责会议室日常管理工作。负责 会议室音响系统和通信联调工作。 （三）各科室：负责为承办的会议申请会议室，并遵循 本制度使用会议室。 第六条 会议室使用申请规定 （一）会议室使用申请。如需使用会议室，由会议承办 科室至少提前一天填写《会议室使用申请单》，并通过协同 办公系统上传有关内容，并以书面或电子邮件形式向党政办 公室递交申请，办公室统一协调安排会议室。 如因工作需 要，临时使用会议室，会议承办部门应至少提前一个小时向 办党政公室申请，经党政办公室同意后方可使用。 （二）会标。如需使用会标，由会议承办部门在《会议 室使用申请单》中提出会议名称，经办公室审核后，由 xx 业 公司（可由会议承办部门）制作、悬挂以及拆除会标。 （三）座牌。如需使用座牌，由会议承办部门提出参会 人员名单，经办公室审核后并制作，由会议承办部门摆放座 牌。重要会议，办公室负责会前审查座牌摆放情况。 （四）影音系统。如会议承办部门在申请中提出需使用 影音系统，办公室审核同意后， xx 物业公司牵头，会同党政 办公室做好相关准备，将影音设备置于良好状态。会议室使 用期间，工作人员要随时监控影音系统使用情况，不得擅自 离开工作岗位。 第七条 会议室日常管理规定 （一）物业公司应指定专人负责会议室日常管理工作。 （二）非会议室使用时间，无关人员不得随意进入会议 室；非专门操作人员不得进入调音室，不准随意操作影音设 备。 （三）保持会议室干净整洁。 （四）会前准备工作。会议服务人员应提前 30 分钟做 好各项会议准备工作，具体包括：根据天气情况，提前使用 空调；根据会议需要，制作并按规定摆放座牌，制作、悬挂 会标，摆放鲜花和水果，提前开启投影设备。 （五）会议服务工作。会议服务人员应礼貌热情地引导 领导和客人进出会议室；会议室使用期间，会议服务人员不 得擅自离开工作岗位；定时给领导和客人提供茶水服务（从 主席台或主要领导开始；洽谈时从客方主要领导开始）；会 议中间休息，应尽快整理会场，补充和更换各种用品。 （六）会后注意事项。及时清理会场，收集座牌，拆除 会标， 关闭空调、 照明、 投影设备等； 做完卫生后关闭门窗。 （七）会议服务人员应定期对会议室电器设备、会议桌 椅及消防设施进行检查，防止丢失或损坏，发现问题须及时 报告。 第八条 其他 本制度自颁布之日起开始执行，未尽事宜由 xx 公司办公 室负责解释。 附表 1 xx 公司会议室使用申请单 申请部门 申请时间 经 办 人