制冷事业本部VIP会议室管理制度.docVIP

制冷事业本部VIP会议室管理制度 第一章 总则 第一条 为维护事业本部VIP会议室良好的环境，规范对公关区域的管理。特制订本规定。 第二条 营运管理部综合管理是该会议室归口管理部门，总经理秘书为该会议室的管理责任人。 第二章 日常管理 第三条 清洁、绿化、设施日常维护 ? 场所的清洁、绿化、设施的维护保养等工作由总务后勤负责。 ? 场所的清洁、绿化、设施的维护保养等工作质量必须达到公关接待管理的要求；经检查未能达到要求的，必须在接到通知后即刻组织整改。 ? 清洁公司每天例行二次清洁；如有重要接待任务，重要会议则根据需要随时清洁。清洁时应开窗通风，开灯照明，注意卫生死角的清洁。绿化组应按计划对室内绿化进行浇灌、换盆、修型、调整。总务后勤安排专人对场所内用电设施、给排水设施、照明设施、空调、洁具进行巡查。 ? IT部门负责对PPT、VCD播放系统、视频会议系统、投影仪等电子产品的维护工作，每周进行检查一次，特别是接待使用前须认真检查和调试，以保障系统的正常工作。 ? 日常维护须制定相应的工作计划。做好维护纪录。 第三章 用前准备： 第四条 公关接待管理每次使用时，应提前一小时对场所的清洁、绿化、设施、用品进行检查。发现异常情况，应立即通知总务后勤迅速安排相关单位到位处理。完成检查后，应将会议室锁好待用。准备工作包括： ? 清洁检查、绿化布置、办公设施的调试、检查环境，设施的清洁状况、室内的绿化布置、办公设施的调试、音响设施、IT设备的调试。 ? 开启场所使用前半小时，应进行通风处理。场所使用前10分钟，应开启照明设施。 ? 用品准备：检查纸巾，电动白板，白板笔，会议椅等办公用品是否需要补充、调整或更新。 ? 饮品准备：根据需要（使用单位要求），提供饮品和茶水。（听装饮品须摆放整齐，划一。） ? 座次准备：重要接待会议，由公关接待管理统一安排座次（相关部门配合）。使用单位如有需要安排，应提前12小时提供相关资料。 ? 宣传品、资料准备：重要会议或接待任务需要派发资料、物品摆设由公关接待管理统一安排。宣传品及宣传资料的内容须经营运管理部审核。宣传品及宣传资料的制作由综合管理统筹跟进。 第四章 用后完善 第五条 接待或会议完毕，公关接待管理通知总经理秘书进行善后，同时通知清洁公司到场清理。总经理秘书对场所设施进行重新检查，如无异常，应收拾保管。如被损坏，除及时通知相关部门及时维修外，因知会组织单位确认。清洁公司退场后，检查现场一次。 第五章 使用流程 第六条 预约：会议或活动组织单位须使用场所时需到总经理秘书处预订，说明会议人数、进行的时间等，并在会前24小时进行预约登记。在正式使用前配合公关接待管理进行会前准备（检查）。有特殊需求，应提前8小时书面说明。 第七条 临时使用：临时安排的重要会议或接待任务要使用场所可直接通知总经理秘书要求协助。因同等重要会议或活动同时使用发生时间冲突，应优先安排预约单位或最重要的接待，各单位均须服从总经理秘书的合理调配，实在无法安排时，由组织单位自行解决。 第八条 使用纪律：会议（活动）进行时，与会（活动）人员必须爱护环境卫生和室内。会议（活动）结束后，组织单位应安排专人负责将场所设施的复位和关闭电源；通知总经理秘书使用完毕并配合检查。会议室停用时，任何人不得不得在会议室聊天、用餐、午休等。 第九条 费用划分：组织单位负责因会务（活动）发生的费用，包括：宣传品制作费、饮品费用、搬运费等。 第六章 责任 第十条 因清洁、绿化、设施管理等硬件设施的日常维护工作没有及时处理而造成的责任事故，追究责任单位管理责任。 第十一条 因没有检查或发现问题未及时通知相关部门处理而造成的责任事故，而造成的责任事故，追究责任人公关接待管理的管理责任。 第十二条 使用单位违反本规定使用纪律和管理办法造成的事故责任由组织单位承担，并追究责任组织的管理责任。 第十三条 与会（活动）人员损坏场所设施、物品，责任由组织单位承担。 第十四条 本规定处罚权在营运管理部。处罚办法按事故或损失的严重性分警告、通报、罚金等三种。 第七章 附则 第十五条 本规定由营运管理部负责修订、解释。 内容仅供参考