企业秘书完全手册.doc

秘書手冊! XX公司企劃部 目錄 前言 (3 第一章 秘書必備的素質 (4 第二章 秘書的重要職業技能 (5 第一部分日常事務處理 (5 電話、傳真、郵件、檔管理、名片 第二部分日程安排 (7 總體日程安排 (7 出差日程安排 (8 會議安排 (13 媒體採訪 (18 大型活動 (21 突發來訪接待 (24 第三部分溝通與協調 (25 內部溝通 (25 外部溝通 (25 秘書應具備的禮儀 (26 秘書禮儀素質的培養 (27 第四部分文字支援 (27 第五部分會議支援 (30 前言 在許多人眼裏,秘書仍是一種即讓人熟悉又不被人瞭解的職業。秘書的輔助和參謀作用在該職業特徵中最具代表性,他們是領導的左膀右臂,是領導與公司上下保持溝通的橋樑,為此,他們必須全心全意並準確無誤地提供支援與服務,從而體現出其自身價值。優秀的秘書會使人想到幹練、精明、繁忙的處事作風,聯想到待人接物時彬彬有禮的儀態;聯想到在他們臉上那一慣展現胸有成竹的樣子……無論如何,秘書這個詞會讓許多正準備從事這個職業的人們有著太多的想像。然而,秘書的工作到包括哪些,在秘書的工作背後還有些什麼,這是被很多人忽略的。在聯想,秘書及行政助理、部門文員是一隻龐大的隊伍,在聯想的大環境下,大家各就各位地支撐著許多日常繁雜事項的處理。在領導處理每一項工作的時侯,我們會隨時身處其中,自然而然成為此件事情的某一環節,而不可或缺,有時我們需要扮演更多角色,,以適應工作安排和領導需要。別看都是秘書,但由於所服務的物件不同,各部門性質不同,其所進行的工作任務也必然存在著很大差異,但由於秘書工作是以服務為其根本性質,這在共性的尋找上為我們提供了依據。事實上有很多相似的工作不同之處只是因為事件輪廓上的差別,本質上都是可以歸於一類的。無論什麼時候,謹慎認真的工作態度是秘書們不遺不棄的職業操守,而現代秘書的職業要求在尊奉這一理念的基礎上更要加強這一能力的綜合運用和發揮。因此,什麼是一個出色地秘書的該具備的職業素質,什麼樣的秘書會得到領導的認可,在聯想,不同崗位的秘書在提高工作效率的呼聲下又該做什麼呢?這些是我們一直以來需要探索的問題,也就是這此些思想火花碰撞出我們最初編寫本手冊的想法。 我們--作為企劃部秘書處的秘書,在長期的工作之中,在領導日常所給的幫助中以及自身在各項工作中的鍛練使得我們為自身尋找到了一些適用的工作方法,積累了一些工作經驗和技巧,在處理許多類似情況時形成了一些慣用做法和約定俗成的規定,我們將這些點滴一一收集,在經過了反復總結和提練、否定和借鑒的過程後,已將其做成了本部門工作的一種標準,達成了在方法和流程上的統一。我們相信,在我們自己的不懈努力和對秘書工作的熱愛之下;為聯想,為我們的事業未來的發展進行一番奮鬥後,我們定會做出成績.我們迫切地相想早日讓這本小冊子與大家見面,希望它能為同行們的工作中提供方便快捷的參考之用,同時我們非常願意將這些經驗和技巧共用出來和大家一起探討,也希望能利用這樣一個機會使我們的工作得到領導和專家的指點,以發現問題,補已之短。 秘書手冊適用于公司各部秘書及行政人員,致力於給予任何一個聯想人關於行政方面的指導。手冊編寫工作是由企劃部秘書處完成的,在此其間我們得到了來自部門同仁及上下各部門的相關人員的大力支持,在此,我們深表謝意,關於本手冊所收集的內容,由於水準有限,不妥之處請及時向我們提出,我們熱忱盼望著您的意見。這本手冊隨著工作需要我們還將不斷補充完善,使手冊真正能夠成為一部聯想秘書的行為指南,為您服務,為你所用。 第一章秘書必備的素質 一、職業化秘書的標準: 敬業精神 正直--公平,堅持既定政策和原則 表率作用 誠實--實事求是 領導風範 敬業--以工作為榮,設定高的工作水準 業務能力 守信--不失約、不違約、不食言、不洩密 指揮與控制能力 勤奮--努力工作,不斷學習 合作精神 有序--俐落,有條不齋 學習與創新能力 高效--追求效率和效益 知人善任的能力 可靠--按約定完成工作,保質、保量、及時 對待意見與批評 大局觀 二、秘書的職業態度 主動性(Initiative 適應性(Flexibility 團隊精神(Team work 尊重他人(Respect for People 創新精神(Creativity 堅持原則(Uncompromising Integrity 服務與貢獻(Service Contribution 認同與分享 (Sharing 雙贏與相互依存(Win-win Interdependence 溫柔的心和自省 第二章秘書的重要職業技能 第一部分:日常事務處理 一、撥打/接聽電話的程式和技巧 1、打電話前的準備 準備好電話記錄本和筆 把要與對方說明的事情、內容的順序簡單列在記事本上,並逐一核對無遺漏。 準備好通話時需要的檔資料。 查閱