秘书学课件一绪论9讲解材料.ppt

绪论;秘书 秘书工作 秘书学;引入：案例分析;2、辅臣。秘书的英文名词是Secretary,S大写的翻译为“辅臣”,s小写的翻译成“帮助上司处理文书和事务的人员。”通常有“大秘书”和“小秘书”的说法。前者原指在英国国王身边参与机要政务、掌管机密文件和印玺、掌管宫廷内务的文职大臣。后来沿用为世界许多国家主管政府事务的部长或常务副部长。如欧美国家有“国务秘书”（The Secretary of State）又可译为“国务大臣”。 ;3、行政职位 在现代中国，秘书一直当作一种行政职位，秘书人员被看作行政人员的一部分，而且是核心的一部分。我国规定：政府秘书均属于国家公务员，秘书长属政务类公务员，一般秘书则属事物类公务员。 ⒋社会职业 就全世界范围而言，秘书又是广泛的社会职业之一。属于第三产业，以其处理文书、事务的知识与能力以及管理能力为社会服务。秘书不仅服务于政府机关、社会团体和企事业单位，也服务于私人。 ;劳动和社会保障部《秘书国家职业标准》对秘书的定义为：“从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。”;二、秘书的类别与层次;美国对秘书人员的分类和工作职责规定比较明确，主要有行政秘书、公司秘书、通讯秘书、技术秘书、医学秘书、法律秘书等。 2、秘书的层次 秘书人员由其所服务的机关、单位的层级、规模不同，因其工作职务、性质、作用以及学历、能力、资历不同，而有层次之分。 （1）在我国，行政机关的秘书人员有相应的行政级别，部级、厅局级、初级、科级。 （2）通常来看，分为高级秘书、中级秘书、初级秘书。 ;英国的秘书人员分为四个等级： 行政级：政府首脑和各省、部长的主要助手和顾问，多数出身于名牌大学并受过专业训练，不得参与政党活动 执行级：管理较小范围内的事务，相当于办公室主任，一般毕业于文官学院或行政学院。 文书级：记录、撰写文件，处理日常行政及事务工作，一般为大专毕业生。 助理文书级：负责打字、速写、接待等工作，青年女性居多，一般为高中毕业生经过短期职业培训者。;三、秘书的职业特征;3、知识化。秘书以处理书面信息为主要工作内容，以办公室或称“写字间”为主要工作地点，以笔墨、打印机、复印机、电话、电脑等现代工具、设备为主要工作手段。秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础。 ;⒋年轻化。从世界范围来看，秘书队伍比较年轻。发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右。一般为20岁指35岁。从客观上讲，秘书工作繁忙，对脑力、体力要求都较高，尤其是记忆力、灵敏度、准确性等，这些都是年轻人的优势。因为，秘书的职业年龄比较短，“新陈代谢”也较快。但少数高级秘书、秘书官员或私人秘书不在此列。 5、女性化。西方国家中初级秘书女性达到90%，而高级秘书调查研究、出谋划策，侧重于逻辑思维和高科技，工作富于变动和挑战性，因此男性居多。;四 秘书的职位优势;案例;她习惯性地仔细阅读了自己经手的材料，看完可行性报告之后，她预感到公司有可能要进行这方面的投资，于是，她开始注意收集有关“纳米”的材料。 过去她对“纳米”也没什么了解，现在她不仅注意收集信息，而且还充分利用自己工作上的便利条件，在与研发部打交道时，注意跟有关人员“套磁”，如经常开开玩笑说说笑话，向他们请教关纳米方面的一些问题；见总裁办秘书向自己讨教，工程师们自然诲人不倦；久而久之，小萌不仅积累了丰富的纳米知识，而且还与从事纳米产品前期研发的工程师们建立了良好的关系。 ;这天公司召开临时董事会，讨论投资纳米产品项目的问题。由于大多数董事过去都是从事机械加工的，对“纳米”没什么了解，所以，尽技术总监用原子、电子负荷等理论解释了半天，大家仍然感到有些云里雾里。眼看会议陷入僵局，总裁有些坐不住了，这时，坐在他身后负责担任会议记录的小萌悄声问总裁是否可以让自己解释一下什么是纳米。;总裁马上点头，于是，小萌用非常通俗的语言解析了什么叫纳米和纳米产品的功效……会议达到了预期的目的，结束时总裁宣布让小萌负责公司整个纳米项目的协调工作。这样，当总裁让她负责协调整个项目时，她早己胸有成竹了。 （材料来源：谭一平《秘书实务与案例分析》） ;二、工作体面而又稳定 作为一种正式的社会职业，秘书工作给一般人的印象首先是体面，她们的办公地方总是挨着公司的高层领导，与其他部门的办公室相比，办公环境更舒适和优雅，跟贵宾们接触的机会更多，经常辅助公司领导处理一些重大问题，因此，也特别被公司领导所器重和欣赏。办事比较规范，工作和收入都比较稳定，这些都非常适合女性。;三、职业发展空间大 秘书职业的吸引力还在于由于秘书业务范围涉及面广，所以工作富于变化；根据具体情况处理业务，能充分发挥自己的主观能动性；不仅能经常接触公司重要信息，而且能根据情况提供一些自己的建议，心理满足感很强；在处理业务过程中与上司一起工作，因此有