文件和資料管理辦法TPE-2-003.doc

xx电子（东莞）有限公司

文件编号

TPE-2-003

页次

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版次

3.0

生效日:即文件管理单位发行章日期

分发编号

『文件和数据管制办法』

资料中心制

核准

审查

制订

发行章

中

文

全

名

签

名

/「

月西

日元

年」

制订者

管理单位

单位主管

资料中心

版次修改大纲

XX电子(东莞)有限公司

文件编号

TPE-2-003

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文件名称:文件和数据管制办法

版次

3.0

目的:为统一管理公司各项文件及数据,特制定本办法.

范围:

2.1公司内各项文件(如手册、管理办法与实施细则等).

2.2外来的文件,如客户提供的ISO标准等.

名词定义:

3.1内部文件:指公司内部制定的文件及数据如:

3.1.1手册:适切描述公司管理系统,并用做执行与维持系统之永久性参考依据.

3.1.2管理办法:为执行公司管理政策及维持管理系统,所定之各项作业程序.

3.1.3实施细则:为某一程序或办法的详细实施内容,即管理办法或手册的子办法.

3.1.4作业规范:为某一个程序或办法所作的制度规范

3.2外部文件:指包含客户提供的文件及ISO标准和安规方面的数据.

3.3正式文件:分发至公司内部、供货商、外包商等之文件,分发单位必须对其做版本增补、旧版收回等修改、废止与新增之分发工作.(分发至外包商及供货商之文件数据,数据中心不对其做旧版回收之工作,由供货商及外包商自行销毁),此文件为受控文件,还包括内部文件和外部文件.

作业流程:

4.1管理规章:流程说明

流程PIC流程说明

制定文稿 权责单位 权责单位需作业构思予以文字化,并制成

制定文稿

文稿

編號 权责单位 权责单位必须向数据中心申请文件编号,

編號

進行會簽 数据中心 由数据中心记录之

進行會簽

权责单位 权责单位依据文稿与各单位之相关性决定负

审查单位 责审查的单位:只在单位流通的文件由该单位

经(副)理级含以上主管审查,跨相关单位文件则

需做成文件会签记录表(如附件二)再送相关单

位的上一级主管审查并在文件会签记录表上

签 名.文件会签记录表完成后,由权责单位从相

关单位的上一级主管中,选一位为审查代表,于

文件封面审查签名.对于会签时,各单位所签注

意见,由权责单位负责与签订意见单位协调.

版次修

改大纲

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TPE-2-003

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文件名称:文件和数据管制办法

版次

3.0

流程PIC流程说明

審查 (续上一页)

審查

*若签注同意,且有意见:

权责单位负责与相关单位协调讨论签注之意见,

并将协调结论于文件会签记录表上之”签注意

见协调讨论”栏上,请参与协调的人签名后送相

关单位的一级主管审查.

*若签注不同意,且有意见

权责单位负责与相关单位协调讨论签注之意见

A.若相关单位同意撤消所签注之不同意意见,则

相关单位需在文件会签记录表之”签注意见协

调结论”上签注同意,并简要说明理由,同时协调

参与人需签名注明日期;

B.若权责单位同意修改:

则权责单位需从制定文稿处开始重跑流程,重

新会签审查.

C.若权责单位与相关单位无法协调取得共识,则需

交由负责核准之主管裁决:

a.权责单位必须修改文稿:权责单位则需重新制

定文稿,重跑流程;

b.权责单位不需修改文稿:权责单位则需将裁决

结果及原因备注于文件会签记录表之”签注

意见协调结论”栏上,请参与协调人士签名后

送相关单位上一级主管审查.

核準

核準

权责单位 经审查通过后,所有文件最后需经总经理核准

發行 核准单位

發行

数据中心 权责单位应将核准后之文稿,连同文件会签记录

表及文件分发建议表送交数据中心处理;并将文

稿电子文件Mail给数据中心统一集中管理,并将

分發 该文件登录于文件分发