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人力资源部访谈员工邮件

企业聘请人力资源人才处理公司各种问题，包括工资单、政策、

法律申诉等。如果你遇到法律或政策问题，或者某个同事存在严重

的问题，都可能需要联系人力资源部门。人力资源部门可能是你在公

司联系的第一个部门。使用简单正式的电子邮件与人力资源部的工作

人员对话，将你遇到的问题写在电子邮件中。

方法1编写和发送电子邮件

1将电子邮件发送给合适的人。

检查人力资源部门的分工安排，看看你遇到的问题是否有专人负

责处理。你的部门里可能有专门的联络点。如果你担心自己的问题没

有被认真对待，也可以直接与人力资源部门的主管联系。仔细检查电

子邮件中是否只有你要联系的人。特别是私人或____问题，你肯定不

希望这封电子邮件发送给错误的人。一定要特别小心，不要将电子邮

件群发出去。

2在电子邮件的主题中，写明你需要的帮助。

清晰的主题和你标明的紧急程度，将有助于人力资源部门优先解

决你的问题。如果你没写主题或者表达不清楚，那么邮件可能会被忽

视。例如下面这样：“法律问题（需要采取行动）”、“个人情况变

更（需要立即注意）”、“紧急政策问题”或者“近期采访（谢谢）”。

3在电子邮件的开头和结尾使用正式的称呼。

邮件的内容要正式。这会让人力资源部门知道你很认真对待这个

问题。即使你和人力资源主管的关系密切，但这是一个正式的信函，

不仅仅是朋友间的对话。从“尊敬的[主管的全名]”开始，以“敬启”

或者“感谢您的时间，[你的全名]”结尾。

4邮件的内容要清楚直接。

保持句子完整且简短。不要写任何不相干的内容，否则收信人会

对你的内容感到疑惑。不要包含任何可能使对方困惑的细节。你可以

在和对方面对面的时候沟通这些细节。

5准确地描述问题。

解释问题的确切性质。说明问题何时开始，或者将要开始的时间，

并说清楚你是否认为这是一个法律问题，或者是公司本身可以处理的

问题。如果是与人力资源部门在沟通工作机会，就不需要提出问题。

相反，你应该介绍一下自己，并解释你过去与公司的联系。明确你希

望人力资源主管采取的行动。

6注意是否有问题相关的记录文档。

人力资源部门希望立即了解如何解决法律或者政策问题。你的文

档可能会影响他们的回复，因为这有助于澄清问题的严重性，以及某

个员工可能面临的法律后果。让你的人力资源代表知道你拥有的所有

“证据”，并提出将它们带到面对面的会议。如果可能，你需要向人

力资源部门提供任何有关法律问题的证据。不幸的是，大多数人力资

源部门都会尽力保护公司。如果你遇到骚扰或歧视，要记录事件发生

的日期，并且保存包含证据的书面信函。保留你提供给人力资源的任

何文档，包括电子版和纸质版。你应该保留原件，并为人力资源部门

提供副本。

7解释你为解决这个问题所做的努力。

在联系人力资源部门之前，你可能已经尝试过解决这个问题。也

许你与老板或者同事进行了对话，甚至通知了他们你正在联系人力资

源部门。主管会感谢你所做的这些前期工作，因为这将有助于他们了

解都有谁已经意识到了这个问题。如果是要更新个人情况，沟通不需

要太正式。比如，如果你正在休产假或者陪产假，你可能已经告知了

老板，只是通过人力资源来完成流程。

8请求进行面对面会议。

与主管面对面会议能够帮助你们详细地讨论问题。这让主管有机

会询问任何后续或者更具体的问题。你可以通过电子邮件，开始安排

重要的会议。告知他们你的日程安排和空闲时间，并要求他们做出相

应的计划。

9确保电子邮件包含你的联系信息。

人力资源部门可能希望通过电话与你联系，因此最好在电子邮件

底部写明多种联系方式。这些信息可以写在你的姓名下方。仔细检查

你提供的电话号码和电子邮件是否正确。

10编辑电子邮件，检查拼写和语法错误。

大多数电子邮件都有拼写检查服务。仔细阅读电子邮件，看看有

没有语法错误、遗漏和表达不清晰的问题。

方法2跟进已发送的电子邮件

1感谢人力资源部门的回复。

首先，感谢主管花时间研究你的案例，这会立即在谈话中树立你

有礼貌的形象。一定要快速回复对方，这表明你很关心这个问题，也

表达了你想要尽快解决它的意愿。

2为面对面会议准备必要的材料。

准备一个专门的文件夹存放你想在会议上提供的文档，为会议做

好准备。如果你碰