YH-P1-XZ03__集团档案管理制度(试行版).doc

集团档案管理制度 （试行版） 编制 集团行政端口 日期 审核 李霆、陈明禾 日期 批准 集团流程审批小组 日期 2010年5月 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 1. 总则 1.1 目的 为加强档案管理工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，使集团的重要文件资料能科学及时分类整理，归档保管、有效传递使用，充分发挥文档在集团经营管理中的信息导向作用，提高档案管理的质量与效率，结合集团实际情况，特制定本制度。 1.2 管理原则 1.2.1 集团总部与地区项目档案采用差异化管理方法的原则； 1.2.2纸质文档和电子文档管理相结合原则； 1.2.3 地区项目档案集中管理与过程分散管理相结合的原则； 1. 2.5结合档案管理软件，进行集中管理的原则。 1.3适用范围 本规定适用于沿海地产投资（中国）有限公司总部及各地区公司的档案管理。 1.4管理的内容 1.4.1档案管理包括档案的收集、登记、整理、归档、分类、编号、立卷、保存、借阅、统计、鉴定、销毁等全过程的管理。 1.4.2公司及各部门,员工有的义务在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，工程文件归档范围及质量要求，工程文件的立卷，工程文件的归档，工程档案的验收与移交。履行下列职责： 在工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求； 收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档；负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作； 收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案； 在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收； 对列入城建档案馆（室）接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。　 与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。工程文件的具体归档范围《建设工程文件归档整理规范》当完成一项工作，经办人员将该项工作形成的文件整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 归档文件的整理单位。单份文件，一份文件为一件； 各种报表、名册、图册、书刊，一册（本）为一件； 正本与定稿合为一件正件与附件合为一件；转发文与被转发文为一件文件处理单（表）与被处理文件合为一件； 来文与复文合为一件，如果分属不同年度的可分开归档。便于档案借阅管理档案档案保管人确定归档文件密级档案档案要防盗、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防日光直射、防污染，不得存放易燃、易爆和其它有害物品。室内严禁吸烟档案分门别类按照档案类别的编号及排列顺序进行系统严格按照其自然形成规律和内部的有机联系进行装订、登记、排列、上架、入柜。建立档案管理台认真做好档案统计工作对档案的收、调、整理、鉴定、等情况严格登记，以原始记录为依据，做到准确、可靠。要进行一次全面的清理破损字迹褪色载体变质的及时修补和复制。完结后的项目方案凡阅档案，档案提，。 公司员工借阅与其业务相关集团审计可以调阅所有文件制度流程执行检查，不得隐瞒拒绝销毁档案时，要有两人销销毁完毕后，销人要在销毁清册上写明“某日已销毁”，并签名；在相应的《案卷目录》、《档案总登记》上注明“已销毁”。 集团总部档案分类体系表 档案收集登记表 集团总部档案分类方案及归档范围 档案总目录登记本 地区档案分类方案及归档范围 档案借阅登记本 《集团及下属各地区公司档案归档范围及保管期限表》（文书类等） 档案销毁登记本 《地区公司档案归档范围及保管期限表》（基建、业主类） 《档案查阅、销毁权限流程》(财务\人事\审计档案除外) ( 沿海集团 管理制度 行政管理模块 ( 集团档案管理制度 编号：YH-P1-XZ03 版号：A/0 页码：第 1 页 共 15 页 集团档案管理制度 编号：YH-P1-XZ03 版号：A/0 页码：第 16 页 共 18 页 16