excel数据有效性的应用.pdf

技巧 1 在单元格创建下拉列表 有许多新手在 EXCEL 中第一次见到下图所示的下拉列表时，都以为是程序做的，当他们知道 图中下拉列表只是一个普通的利用数据有效性完成的 EXCEL 技巧时，他们会觉得很惊奇。 那么，现在我们一起学习一下，怎么利用数据有效性来做个下拉列表吧： 第一步 在一个连续的单元格区域输入列表中的项目 ,如图中 E7:E11 有个商品名称的表 第二步 选中 A2 单元格，单击 “菜单 ”——“数据 ”——“有效性 ”,在 “数据有效性 ”对话框的 "设置 " 选项卡中 ,在 “允许 ”下拉列表中选择 序列“ ” 项. 第三步 在 " 来源 "框中输入 “=$E$8:$E$11”（或输入 “=”号后，用鼠标选中 E8:E11 ） 第四步 勾选 " 忽略空值 " 与 "提供下拉箭头 " 复选框 ,如图所示 第五步 单击 " 确定 "按钮 ,关闭 "数据有效性 "对话框 . 这样 ,就能实现第一张图所示的效果了。 如果列表的内容较少 ,或者不方便在工作表中输入列表项目 ,也可以省略上述的第一步 ,然后将第 三步的操作 改为 : 直接在 " 来源 "框中输入列表内容 ,项目之间以半角的逗号分隔 .如图所示 在一般情况下 ,数据的有效性中的序列来源 ,只能引用当前工作表中的单元格区域。 如果希望能够引用其他工作表中的单元格区域 ,则必须先为单元格区域定义名称 ,然后在 "来源 " 框中输入名称 . 例如 ,将另一张工作表中的 A2:A10 区域，名称定义为 “SPMC”,然后在 “数据有效性 ”的 “来源 ”框 中输入 “=SPMC”。 技巧二： 另类的批注 当我们需要对表格中的项目进行特别说明时 , 常常会使用 EXCEL的批注功能。 给单元格做批注 的方法，这里不 多浪费时间。而给大家介绍一下另类批注： 使用批注多了，我们会发现 EXCEL的批注也有不足之处 : 一、批注框的大小尺寸会受到单元格行高变化的影响 ; 二、 批注框的默认情况下， 是只显示标识符。 必须把光标悬停在单元格的上方批注内容才会显 示出来，否则即使当单元格处于活动状态时，它也不会显示 ; 三、是在上面 2 种情况的共同作用下，加上拆分（冻结）窗口下的插入、拖曳等工作表操作， 会导致批注的位置远离原来的单元格， 而被主人遗忘， 并随着主人对单元格的复制或格式刷操作 而被大量复制， 这也是造成文件增肥的主要原因之一。 我曾经为一个会员给他的文件减肥时， 从 表里找出 3500 多个远离母单元格的批注弃儿，最终我通过删除这些个“批注弃儿”，帮那个会 员给文件容量缩减了 2/3 之多。 言归正传，说说数据有效性 利用数据有效性功能，我们可以实现另类的批注效果，克服以上不足。 第一步：选定单元格，如 C1。 第二步：单击菜单 " 数据 "-" 有效性 ", 在 " 数据有效性 " 对话框的 " 输入信息 " 选项卡中 , 勾选 " 选定单 元格时显示 输入信息 " 复选框 , 并在 " 标题 " 和" 输入信息 " 文本框中输入相应内容 . 如图所示 第三步 : 单击 " 确定 " 按钮 , 关闭 " 数据有效性 " 对话框 . 设置完毕后 , 当此单元格处于活动状态时 , 就会显示刚才输入的内容 , 效果如图所示 用鼠标左键按住上图中的提示框 , 可以将它移动到工作表中的任何位置 . 更重要的是数据有效 性不管你对多少单元格设置， 设置的内容有多少变化， 它都只会产生一个提示框。