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(完整版)公司红头文件格式规范及流程管理办法 公司红头文件格式标准及流程管理方法第一节总那么第一条公司文件，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。其次条公司文件，实行统一管理。文件的管理，要做到标准、精确、准时、平安。行文单位，要克制官僚主义和文牍主义。1. 各部门及各有关人员，对文件中涉及本公司应保密的事项，必需严守机密，不行任凭向别人泄露。2. 文件保密等级分为：绝密、机密、隐秘三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印肯定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按批阅人数打印，阅完后由起草人收回来档。保密文件由阅文人妥当保管，详见《保密管理制度》。第三条文件机密等级，由发文单位的主管领导依据文件内容确定。第四条公司发文的程序为：拟搞、审核〔部门领导〕、签发〔公司领导〕打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。第五条公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁。第六条草拟文件应留意以下事项1. 内容要符合公司制度。2. 反映状况要客观，实事求是。3. 文字要精确、精炼，条理清晰，层次清楚，构造严密，用语标准。4. 人、地、名称、引文准时间要详细、精确。第七条各负责人阅、批文件应认真仔细，阅完后须签名并注明日期，不得圈阅。需要签署详细看法的，要明确、详细。第八条公司全部发文，发文单位应有存档，并将文件原稿〔经领导签字〕审核稿件连同正本二份存档。有领导指示的，还应附批复件。第九条收文由行政人事部统一负责。行政人事部收文后，应先做好归类、登记，然后依据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由行政人事部收回来档。第十条全部文件发放，肯定要有登记、签收手续。第十一条公司发文，肯定要由行政人事部统一编号1. 以公司名义对外发文，一律×××字(××年)××号；2. 公司总经办文，用总经办字(××年)××号；3. 财务部发文，用财字(××年)××号；4. 工程部发文，用工字(××年)××号；5. 技术部发文，用技字(××年)××号；6. 营运部发文，用营字(××年)××号；7. 人事行政部发文，用人行字(××年)××号；第十二条红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、打算、决议、纪要、任免等，其他文件一般用公司信笺印发。其次节文件起草收发规定第十三条公司的文件由行政人事部起草，总经办审核，总经理审批签发；公司各部门的文件由各部门负责起草，总经办审核，总经理签发。第十四条文件签发后，送行政人事部〔签发的原件和电子版本件〕统一由其排版、编号、打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章、上传、下发、流转。第十五条文件和原稿，由行政人事局部类归档，保存备查。第十六条属于保密的文件，核稿人应当注明保密等级，并确定报送范围。保密文件按保密规定，由专人印制、报送。第十七条文件统一由行政人事部负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清晰，并向文件签发人报告报送结果。保密文件由专人按核定的范围报送。第十八条外来的文件由行政人事部专人负责签收，并分类登记。由行政人事总监提出处理看法后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。第十九条传阅文件由行政人事部专人负责收回，对领导指示的文件，行政人事部准时组织传达和落实。第三节收文的管理其次十条文件的签收1. 凡来公司公启文件〔除公司领导订启的外〕均由公司行政人事部登记签收。在签收和拆封时，行政人事部人员均需留意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明缘由，对密件开口和国外信函邮票被撕应回绝签收。2. 对上级机要部门发来的文件，要进展信封、文件、文号、机要编号的“四对口〞核定，并登记过失文件的文号。其次十一条文件的编号保管1. 行政人事部对上级来文拆封后应准时附上《文件处理传阅单》，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交行政人事部办理正常手续。2. 本公司外出人员开会带回的文件及资料应准时送交行政人事部进展登记编号保管，不得个人保存。其次十二条文件的阅批与分转1. 凡正式文件均需由行政人事总监依据文件内容和性质阅签后，由行政人事局部送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导〔或分管领导〕亲自阅批后分送承办部门阅办。为避开文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。2. 一般函、电、单据等，由行政人事部挺直分转处理。如涉及几个部门会办的文件，应同主办部门联络后再分转处理。3. 为加速文件运转，行政人事部应在当天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天〔特别状况例外〕。