2018年电大办公室实务温习资料.docx

办公室实务 办公室的两大职能：政务（或业务）效劳和事务治理。事务治理是为政务效劳而展开的辅助性工作 事务治理的特点：效劳性、分散性、专业性、主动性、繁杂性。 办公室实务：确实是指办公室的工作事务和操作实务。办公室工作人员以文员和秘书人员为主，因此办公室实务通常又被称为文秘工作或秘书工作。 我国文秘工作内容能够分为15项：一、文书撰写（上司口述或会议记录、整理、文件起草、修改、润饰等）；二、文书制作（打字、复印、编排、装订等）；3、文书处置（收发、传递、办理、立卷等）；4、档案治理（归档、坚决、治理、提供等）；五、会议组织（预备、记录、文件、善后等），六、调查研究（打算、实事、分析、研究等）；7、信息资料（搜集、整理、提供、贮存等）；八、信访工作（群众来信来访或顾客投诉处置等）；九、接待工作（日常工作来访与打算来访接待、安排、效劳等）；10、和谐工作（政策、工作、地域、部门、人际关系等）；1一、督查工作（政策推行或决议实施的监督、检查等）；1二、日程安排（为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等）；13、日常事务（通信、联络、值班、生活、治理等）；14、办公室治理（环境、设备、经费等）；1五、其他临时交办的事项。( j% l3 s' m# ]. G, l) ~4 r 国际文秘人员工作内容：一、以速记记下上司交待的事项；二、执行上司留在录音机中的吩咐；3、档案治理（个人的、机密的）；4、阅读并分类信件；五、以往来维持和外界的良好公共关系；六、替上司订约会并做好记录；7、按上司的口头或书面指示完成信函；八、在权限内按自己的意思发出信函；九、接待来访宾客；10、替上司联系外界人士，例如记者、工会职员等；1一、自动处置例行的事务；1二、为上司安排旅行或考察；13、替公司宾客订饭馆的房间、定机位、发电报、打；14、预备好公司要公布的资料；1五、替上司搜集演讲或报告的资料；1六、协助上司预备书面的财务报告、研究报告；17、整理并组织好粗略的资料；1八、替上司保管私人的，财务的或其他的纪录；1九、协助上司申报交纳所得税及办理退税；20、督导一样职员或速记员；2一、安排会议事务，并做好会议记录或纲要；2二、复印资料。其中八、10、1五、1六、1八、1九、20属于高级秘书的职责，其余15项文员涉及或部份涉及。 我国外资企业或合伙企业办公内容：一、办公室环境的布置和整理；二、通信事务、、信函和邮件处置；3、执行上司交办的事项；4、照料上司身旁的杂事；五、接待宾客和员工的来访；六、记录上司指令及会谈、会议内容；7、打印文稿及表格；八、搜集及整理各类信息；九、保管办公室设备及用品；10、外出办事，如银行、邮局、税务所等。$ ?: b) b% N. f; t 机的利用：应注意：（1）发送前邀监察原稿的质量，纸张太厚或太薄的文件，有皱褶、卷曲、潮湿或切边不齐的文件不宜发送，以避免发生堵塞、损坏等现象，还应将文件上的紧固件如回形针、订书钉、胶带等除去，以防显现机械故障。（2）若是要发出的文件很长，那会占有对方的机好久，应该先打给对方，询问何时发送最适合。（3）每一份或许会通过许多人的手才能送达当事人，文员应注意保密，因此最好不用发送一些私人或机密的图文。如要罚，应请对方站到机前去等待收件。（4）文员不要以什么缘故信息都能够用机来传送，如感激信、祝贺信或吊唁信，或是给一个尊重的、有潜力的客户，最好手写在信纸上，或寄明信片。 办公用易耗品要紧有：（1）信封、纸张。（2）软盘、光盘等。（3）铅笔。（4）圆珠笔。（5）签字笔或钢笔。（6）修正液。（7）印盒。（8）个中小型机械。（订书机、切纸刀、计算器等）（9）小刀。（10）日历等。（11）其他。（直尺、绳带、大头针、粘胶带等） 办公室和接待室的治理：1要成立器具和备用品的台帐，简明记载购入时刻、修理通过。2器具和用品脏了、坏了时，应当即找有关部门安排改换或修理。3注意维持室内的清洁，常常打扫。4、注意预防火灾，要了解灭火器和紧急的利用方式，和灾害发生时的避难途径，对遇有紧急情形需要拿走的文件也要放好。五、对橱柜、房门等的钥匙，要认真治理，避免丢失，注意保密。 文员工作指导思想：1打算的步骤。2事实的步骤。3检查的步骤。 依照“优先顺序”处置工作（如何决定工作的优先顺序）：（1—3）先将自己想做的工作以重要程度为标准（1）是不是应该做的事？（2）是不是做或不做都无所谓的事？（3）是不是不能够做的事？第二以紧急程度和重要程度为标准（1）重要且紧急的事；（2）紧急但并非重要的事；（3）重要但并非紧急的事；（4）尽管有做的价值，但并非重要也不紧急的事。3、同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率，关于此刻该做的重要且紧急的情形决定优先顺序。在考虑上司意向的时候，有必要先了解上司决定优先顺序的适应；不能决定优先顺序时，最好直接找上