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公司合同管理办法
第一章
总
则
第一条
为规范公司的合同管理工作、满足合同管理工作需要,实
现公司合同管理的制度化,预防和减少合同纠纷的发生,维护公司合法 权益,根据《中华人民共和国合同法》和有关的法律、法规,结合公司 实际情况制定本办法。
第二条
本办法适用于公司及公司下属单位的一切合同管理活动。
劳动合同的管理按照上级劳动人事部门的有关规定执行,借款合同、 财产保险合同按公司财务部门要求执行。
第三条
本规定所称合同,是指公司在经营管理活动中,与其它平
等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务 关系的协议。
第四条
本办法所称合同管理,是指公司制定和修改有关合同管理
制度以及对合同的订立、审查批准、履行、变更与解除、纠纷处理等进 行监督、检查与考核等全过程的管理活动。
第五条
合同经办部门负责本部门合同的订立和管理工作,实行
“谁订立,谁负责”和“谁主管,谁负责”。主要职责为:
1、负责组织本部门职责分工范围内的合同谈判,拟定合同条款;
全面准确地填写合同条款,必要时组织进行合同评审。办理合同 送审、报批、盖章及送交存档手续;
负责合同履行跟踪,追踪合同标的的内外质量,收集使用单位意 见;
及时妥善办理合同的变更或解除事宜,并报管理规划部和有关领 导审查、批准;
及时向合同管理部门报送合同正本、招投标文件以及合同有关的 各种纪要、变更澄清等资料,及时反映合同履行中出现的法律问题;
参与合同纠纷的调解、仲裁或诉讼,负责提供有关的一切资料;
安排专人负责合同管理工作,及时做好本部门合同副本及有关文 件的归档工作,建立本部门合同台账;
订立合同,如涉及公司内部其他单位的,应事先在内部进行协商, 统一意见,然后签约。对于涉及多个部门或难以确定由哪个部门作为合 同经办部门的,由与该项业务最相近的部门负责,或由与该项业务最相 近的上级主管领导确定哪个部门作为合同的经办部门。
第二章
第六条
合同管理部门
综合管理部为公司合同管理的主管部门,统一管理公司的
合同工作。其主要职责是:
1、负责拟定、修订合同管理制度,并组织实施;
组织宣传贯彻《合同法》及相关法律法规,组织对各业务部门合 同经办人的培训;
参与公司对外订立重大合同的谈判;
参与标书评审和合同评审;
对合同订立、变更及解除进行审查把关;
负责公司本部及所属各单位的各类合同执行情况的监督检查;
负责公司合同专用章的管理;
负责公司合同台账、合同档案的建立和管理;
协调单位内部和外部合同关系,对合同纠纷依法申请仲裁或诉讼; 10、合同管理中需要解决的其他问题。
第七条
公司财务与资产管理部是合同财务监督部门,主要职责:
负责从财务角度审查和监督合同的订立和履行情况,注重在价格、 结算方式、票据等方面进行审查把关;
负责发票的审查、签收、签发。核对发票金额和合同金额、发票 内容与合同内容是否一致;合同批准程序是否符合规定,程序不完备的, 拒绝付款;
负责按合同结算条款收、付款;
第八条
其他相关部门的职责:
申购部门负责向管理部门提供本单位所需物品的规格、型号、数 量、质量、时间要求等;需要进行工程建筑施工的单位,负责向主管部 门提供包括维修、改造、新建、扩建工程建设的需求报告;
质量验收小组负责对购进机器设备、材料、燃料等进行验收,并 出具验收报告;
验收部门负责对验收合格的机器设备、材料、燃料等办理入库手 续;
配合综合管理部进行重大合同审查或评审,并签署审查或评审意 见;
第三章
第九条
合同的订立
订立合同应严格按《中华人民共和国合同法》的要求及本
办法的有关规定,必须遵循“平等、自愿、公平”的原则。
第十条 合同订立的程序
1、顾客提出要约邀请的合同订立程序
资信审查—→接受要约邀请 —→合同填写—→审查—→批准—→签 章。
2、我方提出要约邀请的合同订立程序
对方资信情况审核—→要约邀请—→要约信息反馈—→合同填写— →审查—→批准—→签章。
3、通过招标订立合同的程序
市场调查—→标书制作、发放—→接收投标—→评审—→定标—→ 订立合同—→审查—→批准—→签章。
4、设备、材料、物资买卖合同的订立程序
计划准备—→考察小组对标的咨询(质量、价格、售后服务等)— →资信审查—→技术或商务谈判—→草拟合同文本—→审查—→批准— →签章。
第十一条 合同签订内容一般包括以下条款:
当事人名称(或姓名)、住所、法人代表人姓名及职务、开户银 行及账号;
标的或标的物(指货物、劳务、工程项目等)名称、型号、规格 等;
数量和质量,包括适用规范、质量标准和检测方式等;
价款或酬金;
履行的期限、地点和方式;
违约责任;
合同争议的解决方法;
合同订立的时间、地点;
根据法律规定或合同性质应当具备的其他条款。
对数
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