人事档案管理新规制度.docx

人事档案管理制度 第一章 总则 第一条为规范人事档案管理工作，提升级案管理水平，有效保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，愈加好地促进企业人事管理工作展开，特制订本管理制度。 第二条职员人事档案是在人员招聘、调配、任免、培训、考评、奖惩等工作中形成相关个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现和工作变动等情况相关材料。人事档案工作是为落实实施企业战略、方针、政策服务，是选贤举能，知人善任，历史地、全方面地考察了解和正确选拔使用职员关键依据。 第三条必需落实实施党和国家相关档案保密、保管法规和制度，确保人事档案安全和完整。 第四条本制度适适用于宜宾XXXX全体职员。 第二章 管理职责 第五条XXXX职员人事档案由人力资源部统一管理。 第六条人力资源部人事档案管理工作职责： 1、负责制订、修改和完善企业人事档案管理相关工作管理制度和实施细则等规范。 2、负责本制度实施实施具体指导和监督检验。 3、负责企业人事档案信息维护和管理：档案材料搜集、判别、整理、转递、保管和提供查（借）阅等工作。 第三章 人事档案内容 第七条 人事档案关键有以下几类： 1、应聘记录表； 2、劳动协议、职员安全生产责任承诺书、保密协议； 3、录用、转正、任免、聘用、调动、离职等材料； 4、判定、考评、考察材料：判定（含自我判定），测评考评材料，（后备）干部考察材料、奖励及处分材料等； 学历、学位及评聘专业技术职务材料； 培训统计及外训协议等材料； 其它可供企业用人参考资料。 第四章人事档案搜集和整理 第八条人力资源部对全部职员档案进行统一编号，确定编号后，一档一号，不反复使用。职员转岗、离职等均不影响编号改变。 第九条 档案材料依据材料内容内在联络和材料之间衔接或材料形成时间排序。 第十条新入职职员人事档案必需于办理入职手续两日之内，将新进职员人事档案搜集、整理并进行归档。 第十一条建立档案材料目录，档案材料目录是查阅档案内容索引，编写要求以下： 题目和材料相符，反应材料关键内容； 材料形成时间通常采取材料形成最终落款时间。 第十二条每十二个月一季度需对上十二个月人事档案进行整理，在整理过程中，不得私自涂改、抽取或伪造档案资料。 第五章 人事档案提供和利用 第十三条因工作需要，需查阅和借用档案，须遵守下列要求： 职员人事档案查阅标准上实施对上级公开，企业总经理有查阅全部职员人事档案权限，部门经理有查阅本部门（组）职员人事档案权限； 2、凡职员借阅本部门（组）其它职员或其它部门（组）职员人事档案，必需提交由部门责任人签批《人事档案借阅申请表》；借出需取得被借阅人部门责任人同意，经人力资源部责任人签批，借出档案须在3天内归还，如确因工作需要，可办续借手续。 3、除人事档案管理员外，职员标准上无查阅企业领导人事档案权限。 4、查阅档案必需严格遵守保密制度，严禁涂改、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或私自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重给予批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任。 5、借阅档案人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印。 第十四条职员辞职、解除劳动协议或被开除、解聘等，职员档案将作为企业存档使用，不退还职员本人。离职人员档案保留期限为2年，期满时经人力资源部责任人核准后销毁。 第六章 其它 第十五条 本制度未提及管理措施根据企业《档案管理措施》实施。 第十六条本制度最终解释权归人力资源部全部，经总经理审批后实施。 第十七条 本制度从下发之起实施。