保险经纪公司客户书面档案管理标准(暂行).pdf

保险经纪公司客户书面档案管 理标准 ( 暂行 ) ———————————————————————————————— 作者： ———————————————————————————————— 日期： 2 江泰保险经纪有限公司文件 华东客户服务中心 文件编号：江泰华东（ 03 ）发 006 号 客户书面档案管理标准（试行） 第一章 总 则 第 一 条 为提 高客 户 书面 档 案的 处 理效 率 与品质 ， 使客 户 书面 档 案的管 理 工作 做 到标准化、规范化和有序 化，为公司的发展提供服务保证，特制定本管理标准。 第二条 客户书面档案指各部门在为客户提供保险 / 再保险安排、索赔协助或提供 具体风险管理服务中形成的各种有保存价值的书面文件资料。 第 三 条 客户 书面 档 案应 完 整反 映 业务 及 索赔进 展 的全 过 程， 分 为资料 卷 、业 务 档案、往来卷和索赔档案四大部分。 第 三 条 自与 客户 开 始业 务 联系 起 ，即 应 妥善保 存 所有 的 客户 及 往来资 料 。在 获 得客户签署的授权委托书，或无授权委托书但已实施风险管理或保险经纪服务，或双 方已开始实质性接触时开始建立客户书面档案。 第 四 条 客 户 书面 档案的 建 档责 任 人为 各 业务的 实 际经 办 人员 ， 客户书 面 档案 检 查工作由客户服务部负责。客户书面档案中的资料卷和往来卷由各经办人员保存，业 务档案与索赔档案由客户服务统一归档保存。 第二章 建档要求 第五条 基本内容要求 一 、 客户 书面 档案 分为资 料 卷、 业务 档案 、往来 卷 和索 赔档 案四 大部分 ， 其中 业 务 档 案 分 为 非 寿 险 业 务 、 寿 险 业 务 、 再 保 险 业 务 及 咨 询 服 务 业 务 档 案 ， 索赔档案分为非寿险索赔及寿险索赔档案。 3 二、资料卷应包括客户公司 / 产品简介，资产规模，历年保单，历年重大事故记 录等。 业务档案应包括客户对询价结果书面确认、保险公司对经纪人佣金比例的 书 面 确 认 、 出 单指 令 、保 险 单 / 保 费 发 票复 印件 、 客 户 或 保 险公 司 对保 险 单 / 保险发票等重要文件的签收回执、授权委托书 / 协议书复印件等。 往 来 卷 应 包 括 业务 联 系记 录 、 往 来 传 真、 保 险建 议 / 方 案 、 保 险询 价单 、 询价分析报告、保险手册等。 索赔档案应包括出险通知书复印件、索赔函复印件、事故责任认定文件复 印件、损失清单复印件、赔款收据复印件等。 （具体内容参见附件 1） 三 、 资料 卷、 业务 档案、 往 来卷 应按 保险 年度分 别 立卷 ；索 赔档 案应按 不 同的 保险索赔事件分别立卷。 四、授权委托书 / 风险管理顾问委托协议书原件应交由客户服务部建档，按年度 分别立卷。 第六条 组卷要求 一、案卷用纸 （一）文件纸张规格以 A4 为标准，超规格纸张应缩印为 A4 规格并将原件附后， 小规格纸张应粘贴