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安徽省会计档案整理要求及案卷格式
一、基本概念
(一) 会计档案
国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织 (以下统称单
位)在进行会计核算等过程中接收或形成的 ,记录和反映单位经济业
务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通 过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
(二) 会计资料归档
单位会计管理机构按照规定要求和标准规范,将有关会计资料 通过整理立卷的工作过程。
(三) 会计资料类别及范围
应归档的会计资料分为以下四类:
1、 会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;
2、 会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其 他辅助性账簿;
3、 财务会计报告(财务报表和相关信息) ,包括月度、季度、 半年度、年度财务会计报告;
企业财务报表至少应当包括资产负债表、 利润表、现金流量表、
所有者权益(或股东权益)变动表以及附注。
行政事业单位的财务会计报告至少应当包括资产负债表、收入 费用表、现金流量表、附注以及决算报告。
4、其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳 税申报表、会计档案移交清册(格式见附件 3 )、会计档案保管清
册(格式见附件 4)、会计档案销毁清册(格式见附件 5)、会计
档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料 (如:现金盘点表、
支票盘点表、固定资产盘点表、财务印章保管登记表等)。
(四) 应纳入文书档案管理的财务工作文件材料
1、 财务管理制度、规定、办法、总结;
2、 财务管理工作计划、报告、通知;
3、 固定资产新增、报废、调拨文件材料;
4、 生产财务和成本核算文件材料;
5、 资金管理、价格管理、会计管理文件材料;
6、 企业税务登记、交纳、减免、返还等工作文件材料;
7、 企业经营盈亏情况报告、报表(含重要的、一般的) ;
8、 企业财务预、决算报告;
9、 审计工作制度、总结;
10、 审计意见、审计报告、专项审计通知、报告、批复、结论、 调查与证明等文件材料;
11、 审计工作方案、计划、报告、纪要;
12、 机关财务预算、年度和年度以上财务计划。
(五) 会计档案保管期限
会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般 分为10年和30年(详见附件1和附件2 )。
二、会计档案整理
(一) 收集
单位会计管理机构应结合实际,制定完备的会计资料收集归档 制度,每年定期将归档范围内的会计资料收集齐全完整。
(二) 分类
单位会计管理机构对年度内收集齐全的会计资料依次进行以下 三个层次分类:
1、 根据本单位具体财会业务设置情况,区分体系(如:行政、 工会、基建等是互不交叉、独立的会计核算单位);
2、 同一体系下,按类别分成四类即会计凭证、会计账簿、财务 会计报告和其他会计资料;
3、 同一类别下,按保管期限分类。同一保管期限下,依一定顺 序(如时间)排列组卷(件),编流水号(以下简称“编号”)。
(三) 档号及归档章
1、档号是以数字、字符形式赋予档案实体用于体现档案特征、 固定档案排列顺序的一组代码。编制档号是会计档案管理的核心内 容,是会计资料转化为会计档案的重要标志。会计档案的档号结构 为:
全宗号-档案门类代码?年度-体系代码?类别代码-保管期限- 卷(件)号
女口:“ Z109-CK ? 2016-X ? 1-D30-001 ”
“全宗号”:档案馆给定的单位代码,由一位属类代码和三位 顺序号(也可由4位顺序号)组成,如“ Z109 ”。
“档案门类代码” :是指本单位档案分类方案设定的一级类目, 如:文书、会计、科技、声像等,这里统一采用“财会”汉语拼音 字母首字“ CK ”标识,不用“会计”是为避免与“科技”的汉语拼 音字母首字重复。
“年度”:文件材料形成年度,采用四位阿拉伯数字标识,如:
“体系代码”:依据单位财务设置情况,采用汉语拼音字母首 字标识,如:“行政”、“工会”、“基建”分别用“ X”、“ G ”
“ J ”标识。如果单位仅有一个体系,此项不标注。
“类别代码”:采用阿拉伯数字标识,即“会计凭证”、“会 计账簿” 、“财务会计报告” 、“其他会计资料” 分别用“1”、“2” “3 ”、“ 4”标识。
“保管期限”:“永久”以代码“ 丫”标识,“定期30年”、 “定期 10 年”,分别用“ D30 ”、“ D10 ”标识。
“卷 ( 件 ) 号”:档案的顺序编号,采用三位阿拉伯数字,如:
2、归档章(格式见附件 17 )是档号在纸质文件材料上的具体 体现,新设计的“会计凭证封面”(格式见附件 8 )、“会计账簿 封面”(格式见附件 9 )都设置有档号的相应内容,直接填写即可。 但在“财务会计报告”和“其他会计资料”整理立卷时,须自行制 作归档章,在每卷(件
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