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檔 案 管 理 壹、总　　　述 一、各构造应设置档案治理单元（人员），创建档案统一治理制度，以统一要领治理档案。 二、各构造档案治理人员之设置，参照行政院所属各构造秘书（总务）人员员额设置标准之划定。 三、档案治理应以具有专父老担当之，并施以有关档案治理之训练。 四、各构造应勉励档案治理人员，进修或到场海内外有关档案治理之研习。 五、各构造对所属档案治理单元，应定期或不定期实施业务查抄或访问，以相同看法与统一作法。 六、各构造之档案治理单元，应与文书及稽催单元相互联系，密切配合，各单元间之权责，并应明确分别。 七、各构造得依本构造之特性，参照本手册订定领导作业划定。 八、定期与永久档案治理步伐，由各构造视需要订定之。 九、本手册重要用语释义如下： 　　（一）档案治理：指档案治理作业历程中之点收、整理、登记、分类、编案、编目、装订、入档、保管、检调、清理、销毁、移转、秘密品级调解注销、宁静维护及其它有关事项之处置惩罚。 　　（二）点收：指档案治理单元将业务单元办毕送来归档之案件，予以清点受领。 　　（三）分类：指凭据档案内容之性质，归入分类表中最适当之项目。 　　（四）分类号：指代表分类项目之号码。 　　（五）编案：指按档案案情，编为扼要案名。 　　（六）案次号：指区分同一分类号之各案所编列之号码。 　　（七）目次号：指区分同一卷之各件所编列之号码。 　　（八）档号：指分类号加案号。 　　（九）文号档比较表：指在收（发）文号档比较表上逐件将档号填注于比较表各方格内，以考核、管束案件。 　　（十）三五卡片：指用以体例分类项目、人名目录，所印制之卡片，该项卡片之直线长三英吋、横线长五英吋。 　　（十一）分存单：指分存于其它有关案卷之单。 　　（十二）入檔：指将档案存置于架柜。　　（十三）排列：指将档案或卡片，按一定之序次顺列。 　　（十四）检调：指依有关目录、迅确查得所需之案件，供业务单元参考。 　　（十五）调案记录卡：指随案登记调案记录动态。 　　（十六）清理：指定期查抄档案，适时治理销毁。 　　（十七）案：指同一案情经予分类、编案、编目、整理后之各件为一案。 　　（十八）件：指每一收文或发文连同其签办之文件，各称一件。 贰、点　　　收 十、文书单元，每日将已发文之稿件连同相关案件，逐案汇齐登表送稽催单元销号后再送档案治理单元点收，归档表一式二份，于档案治理单元签收后，各执一份备查，归档表由各构造依其内部作业需要，自行划定。 十一、承办单元对付发文稿件，如需续办者，应在稿面右上角书写「续办」字样。续办稿件究宜先行归档再行调用；抑先送还承办人续办，再行归档，得由各构造自行划定。惟应注意督导文卷之适时归档，制止滞留承办人手中日久而散失。 十二、存查案件，应由承办单元送文书稽催单元销号后，再送档案治理单元归档。 十三、秘密档案，必须保持高度秘密性者，归档时应由承办人员用秘密档案专用封套装封，并应于封面上注明单元名称，年、月、日，收发文字号，封口加盖印章后登记送档案治理单元归档。专用密封套，可视构造业务之繁简，自行统一规格定制使用。 十四、档案治理人员点收文件，应依下列划定治理： 　　　（一）文件不全者，退还补正。 　　　（二）文件有污损或字迹模糊不清者，退还补正。 　　　（三）存查文件，未经批准者，退还补办。 　　　（四）发文文稿有漏判、漏印、漏会者，退还补办。 　　　（五）附件漏送或附件未全，或未经签准而抽存者，退还补正。 　　　（六）归档文件未填注生存年限或未予分类者，退还补注。 　　　（七）原件附有不应归档之附件者，应将原件连同附件，退还改正。 　　　（八）归档文件与归档表之登载不符者，退还改正。 　　　（九）样张或已废之契约凭证等，有漏盖「样张」或「注销」字样者，退还补盖。 　　　（十）归档文件中附有现金或有价证券其它珍贵物品等，应退回原承办单元处置惩罚。 　　　（十一）归档之文件，经详细查抄无讹后，即分别于归档表及公牍上盖点收戳，点收戳由各构造自行制用。 十五、应归档而未归档之公牍，应由单元主管督促归档。 十六、每月归档之数量，应于月终由档案治理单元签报权责主管核阅。 十七、归档文件经查抄无讹后，应加整理，按文件之先后依序编订，时间早者在先，晚者在后（由上而下）。 十八、档案之巨细是非，应以公牍纸规格之标准为准，过宽过大者，得予裁切折叠，文件左右底三面边沿应保持整齐，惟不得损及档案之内容。过小过短未达划定标准而未便装订者，应用纸条加宽加长。 十九、档案上原始附签，附于文件适当位置；但面积较小者，应用与原文相等标准之纸张衬贴，惟不得脱离原文。 二十、档案上加附之针夹，应一律剔除。 二十一、档案如有破损，应予修补，如有皱折，应予理平。 二十二、档案字迹如有模糊缺少者，应请原承办人员查明补注，并在补注处盖印，以示卖力。 二十三、附件